X
تبلیغات
رایتل
رفتار و روابط و وظایف متقابل انبار با سایر واحدها - حسابداری
 
 
تو بخوان قصه مردان حساب و عدد و سود و زیان و قلم و ثبت و سیاق، کز همان روزهای نوروز در انبار بمانند و بگیرند و ببندند و شمارند و نویسند دو صد مشق در آن دفتر پیچیده به قیطان، که اگر خط بخورد یا که شود دیر، بهراسند از آن هیبت آن هیات سه مرد قلندر، همان هیات تشخیص علی الراس و اگر مانده حسابی نشود جمع، بر سر و صورت خود جمله بکوبند و دو صد لعن فرستند بر آن مرد ونیزی، همان لوکه پاچولی، که همه تی اکانت و دو طرف ثبت حساب از کرامات و افاضات هموست..
 
 
رفتار و روابط و وظایف متقابل انبار با سایر واحدها
نوشته شده در جمعه 10 آذر‌ماه سال 1391
ساعت : 07:13 ب.ظ
نویسنده : وحید

انبار بنا به نیاز همه واحدها، عموماً با کلیه واحدها و کارکنان آن مدام در تماس و ارتباط می‌باشد. این ارتباط و تماس چه در مورد تحویل گرفتن،‌ نگهداری و تحویل دادن مواد و کالا و چه در مورد مبادله اسناد و مدارک و حساب‌های آن می‌بایستی مبتنی بر اصول و ضوابط پایدار و مدون رسمی و در چارچوب نظام اداری و عملیاتی سازمان انجام شود و نباید مناسبات شخصی و دوستانه غیراداری و یا خصمانه جایگزین آن گردد.

باید افزود که داشتن روابط و مناسبات شخصی و دوستانه لازمه برقراری ارتباط مؤثر صحیح و منطقی در ایجاد و برقراری پایدار روابط اداری در یک سازمان محسوب می‌شود و سبب تسریع امور و عملیات جاری سازمان می‌گردد. ولی موضوع این است که داشتن روابط و مناسبات شخصی و دوستانه نباید اصول و ضوابط اداری و عملیاتی سازمان را زیر پا گذارد و آن را تحت‌الشعاع قرار دهد و باعث گردد، ابهام در مقادیر وارده یا صادره موجودیهای انبار و مدارک و اسناد حسابداری در خصوص فعالیت‌های جاری و روزمره انبار شود. از طرفی رفتار خصمانه کارکنان واحدها با انبار و بالعکس آن، سبب کندی جریان امور و ایجاد شبهه و اشتباه و هم‌چنین طولانی شدن اجرای عملیات و گاهی اوقات توقف آن می‌گردد ک در هر دو حالت، اصول و ضوابط اداری و نظام عملیاتی سازمان می‌بایست حاکم و غالب بر این گونه روابط باشد.

عموماً در اجرای نظام اداری و عملیاتی هر سازمانی در خصوص نحوه برقراری ارتباط کلیه واحدها با یکدیگر دو گونه یا دو روش انجام کار وجود دارد. یک روش آن کلی و عمومی است که از طریق صدور یادداشت کتبی به صورت بخشنامه، دستورالعمل و یا آئین‌نامه به کلیه واحدها ابلاغ می‌گردد تا در ارتباط با یکدیگر چگونه اقدام کنند و چگونه رابطه متقابل و وظایف خود را انجام دهند. اصولاً‌ در سازمان‌هایی که سیستم مالی، اداری و عملیاتی آن مدون شده و به اجرا در آمده،‌ در ‌آن وظایف و مسئولیت‌های هر واحد تعریف و مشخص گردیده و گردش و نمودار جریان عملیات آنها نیز تشریح و ارائه شده است و کلیه واحدها و کارکنان آن موظف به رعایت و اجرای آن می‌باشند این موضوع، همان نظام اداری و عملیاتی سازمانی تلقی می‌شود که حاکم بر کلیه، فعالیت‌ها،  رویدادها و وقایع عملیاتی سازمان می‌باشد و انبار نیز از این قاعده مستثنی نیست. دومین روشی که روابط متقابل انبار با سایر واحدها را تبیین و مشخص می‌سازد، صدور  دستورالعمل‌های روزمره موردی یا مقطعی است که از سوی مقام مسئول با تصویب و امضاء کردن فرم‌ها و اعلام موافقت در حاشیه نامه‌ها و یا یادداشت‌های جداگانه جریان ورود و خروج کالا و اجناس به انبار را شکل می‌دهد.

بدین ترتیب، هم کلیه اسناد و مدارک مورد نیاز واحدها به خصوص انبار و واحد امور مالی فراهم می‌شود و هم مناسبات و روابط متقابل واحدها، مسئولین و کارکنان آنها بر پایه حسن تفاهم ترسیم و برقرار می‌گردد. علاوه بر آن مسئولیت و وظایف افراد به خوبی تفکیک و مشخص می‌شود.

صرفنظر از موارد فوق، انبار به عنوان یک واحد خدماتی برای ارتقای سطح کیفی خدمات خود نیاز به همکاری متقابل رد و بدل کردن اطلاعات با سایر واحدها، به منظور پاسخگویی به نیازهای سازمان دارد. انبار به عنوان یک حلقه ارتباطی با سایر واحدهای یک سازمان همانند هسته مرکزی یک عنصر تلقی می‌شود که سایر واحدهای یک سازمان مانند الکترون بدور این هسته مرکزی حلقه زده و به گرد آن می‌چرخند و ارتباط تعاملی با یکدیگر به وجود می‌آورند. شکل صفحه بعد نمایانگر این مفهوم در نحوه ارتباط و قرارگیری واحدها در مقابل انبار می‌باشد.

واحد امور اداری واحد امور مالی واحد فنی و مهندسی واحد کنترل کیفیت واحد امور تولید واحد امور بازرگانی واحد انبار

باید افزود که برقراری روابط متقابل انبار با سایر واحدهای یک سازمان به منظور رفع نیازهای دو طرف، منوط به برقراری ارتباط تعاملی روشمند و منطقی و انجام وظایف هر یک از طرفین در مقابل یکدیگر می‌باشد که در ذیل اهم وظایف انبار با سایر واحدهای یک سازمان و بالعکس آن تشریح گردیده است:

1-      واحد بازرگانی

     اگر واحد بازرگانی یک سازمان از سه قسمت اصلی خرید، فروش و توزیع تشکیل شده باشد. هر یک از قسمت‌ها وظایف و نیازهای مخصوص به خود را خواهند داشت که انبار در تعامل با هر یک از قسمت‌های واحد بازرگانی قرار خواهند گرفت. رابطه انبار با هر یک از قسمت‌های مزبور بسیار با اهمیت و مهم است و به دلیل فعالیت‌‌هایی که هر یک از سه قسمت واحد بازرگانی در سازمان دارند، همواره روابط انبار با واحد بازرگانی بسیار بهم پیچیده و با اهمیت خواهد بود که هر یک از آنها به پشتیبانی انبار نیازمند هستند. چون رابطه انبار با هریک از قسمت‌ها و بالعکس آن، باعث تضمین کارایی قسمت‌های مذکور می‌گردد و در مقابل نیز به ارتقای سطح کیفی خدمات انبار می‌افزاید. لذا در ذیل به اهم وظایف متقابل هر یک از طرفین اشاره می‌گردد:

الف) قسمت خرید و تدارکات

قسمت خرید مسئول تدارک و تهیه کلیه درخواست‌های خرید و تامین کننده کلیه نیازهای کالایی سازمان بشمار می‌آید. بنابراین قسمت خرید برای پیشبرد بهتر و                   

کارآیی بیشتر امور خود به اطلاعات،‌ همکاری و پشتیبانی انبار، نیاز دارد از آن جمله:

·       اطلاع از میزان موجودیهای کالا در انبار در سطوح مختلف.

·       اطلاع از چگونگی وضعیت کالا و اجناس خریداری شده.

·       اطلاع و دسترسی به موقع به درخواست‌های خرید جهت تهیه و تدارک آنها.

·       فرصت برای انتخاب و خرید مقادیر مختلف انواع مواد و کالا و تحویل آنها به انبار.

·   هماهنگی لازم و سرعت‌بخشیدن در هنگام تحویل انواع مواد و کالا از نظر مقدار، کیفیت‌، نوع، خصوصیات و...

و برعکس بخشی از انتظارات انبار از پشتیبانی قسمت خرید و تدارکات به شرح زیر می‌باشد:

·       تحویل به هنگام و به موقع کالا و اجناس در خواست شده.

·       تطابق کالا با استانداردهای تعیین شده از سوی واحد کنترل کیفیت.

·       سالم بودن، کافی بودن و قابل قبول بودن کالا و اجناس.

·       انطباق مقادیر، بسته‌بندی،‌ یکنواخت بودن کالا و اجناس خریداری شده.

·       هماهنگی در برقراری حمل کالا، زمان تحویل کالا به انبار.

ب) قسمت فروش

     رابطه انبار با قسمت فروش به دلیل اهمیتی که مدیریت سازمان به مسئله فروش کالا و کسب درآمد می‌دهد، بسیار حساس و در حین حال پرتحرک و مهم و تنش‌زا است. زیرا انبار در ارائه خدمات به قسمت فروش باید تضمین کند که کلیه موجودیهای قابل عرضه:

·       در هر زمان در دسترس بوده و آماده بار بارگیری و حمل می‌باشد.

·       به صورت اصولی چیده و نگهداری شده و سالم می‌باشد.

·   مطابق برنامه‌های پیش‌بینی شده فروش، کالای مزبور آماده گردیده و پاسخگوی نیاز قسمت فروش می‌باشد.

قسمت فروش نیز در مقابل می‌بایست برنامه‌های خود را جهت تضمین کارآیی انبار در اختیار انبار قرار دهد، تا مدیریت انبار ضمن در نظر گرفتن فضای لازم برای انبار، پیش‌بینی‌های مورد نیاز را در خصوص امکانات،‌ تجهیزات و ماشین‌آلات و نیروی انسانی مورد نیاز به عمل آورد و در برنامه‌ریزی‌های خود آنها را مدنظر داشته باشد.

اهم برنامه‌ها و پیش‌بینی‌های قسمت فروش که می‌بایست جهت بارگیری،‌ ارسال و حمل کالا در اختیار انبار قرار گیرد عبارتند از:

·       زمان‌های پیش‌بینی بارگیری و حمل کالا

·       مقادیر پیش‌بینی شده در هر نوبت ارسال کالا.

·       نوع کالا و اجناس .

ج) قسمت توزیع

     چون قسمت توزیع کالا مسئول اموری است که کالاها و اجناس سازمان را با حداقل هزینه و کمترین ضایعات و به سهولت و سرعت از محل انبارهای سازمان بارگیری و حمل و در دسترس مصرف کنندگان، متقاضیان و خریداران کالا قرار دهد. بنابراین به پشتیبانی و همکاری موثر انبار نیازمند است. اهم وظایف انبار در مقابل قسمت توزیع را می‌توان به شرح زیر بیان کرد:

·   آماده‌سازی و جمع‌آوری در محل‌های بارگیری و تضمین استقرار کالا در محل‌های مناسب جهت بارگیری و توزیع.

·       سالم بودن مقادیر موجودیهای قابل بارگیری و حفاظت آنها در محل‌های بارگیری.

·   تمهیدات لازم جهت بارگیری و حمل کالا به مقاصد حمل،‌ رعایت و چگونگی مقادیر و نوع اجناس و مطابقت آنها با مدارک و دستورالعمل صادره سازمان.

·   بارگیری بدون آسیب‌رسانی به کالا و اجناس، قابلیت شناسایی کالا و تضمین انتخاب و ارسال صحیح کالا.

رابطه متقابل قسمت توزیع و انجام وظایف در قبال انبار، از جمله مواردی است که بطور کلی واحد بازرگانی از طریق قسمت توزیع در مقابل انبار دارد که انجام این وظایف از سوی قسمت توزیع به بهبود روابط و کارآیی انبار می‌افزاید. اهم این وظایف عبارتنداز:

·       ارائه به موقع اطلاعات در خصوص مقادیر و زمان‌های بارگیری انواع مواد وکالا.

·       ارائه به موقع کلیه مدارک موردنیاز جهت بارگیری وحمل کالا به انبار.

·       ارائه به موقع اطلاعات و مدارک در خصوص کالاهای برگشتی به انبار.

·       هماهنگی برای ایام و ساعات بارگیری و حمل کالا از انبار.

·       همکاری در جابجایی کالا و بارگیری‌های مخصوص که برای مشتریان حمل می‌شود.

2- واحد تولید

      رابطه انبار با واحد تولید و بالعکس آن از نوع فعالیت‌های مستمر و روزانه در موسسات تولیدی بشمار می‌رود. به دلیل تعدد مراجعات مکرر و تحویل و تحول انواع مواد و کالایی که در دفعات متعدد بین این دو واحد رد و بدل می‌شود. این دو واحد ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند که لازمه ارتباط موثر بین این دو واحد انجام وظایف متقابل یکی در برابر دیگری است.

- اهم وظایف واحد تولید در مقابل انبار عبارتند از:

·       ارائه میزان و نوع وکیفیت مواد موردنیاز و ارائه برنامه‌ریزی تولید طی دوره به انبار.

·       ارائه فرم‌ها و درخواست‌های به موقع به انبار جهت تحویل گرفتن مواد و کالا.

·       ارائه مقادیر مختلف مواد و کالا مورد احتیاج و تقاضای آتی.

·       همکاری در تحویل گرفتن مواد و تحویل گرفتن دادن محصولات ساخته شده و نیم‌ساخته.

·       ارائه به موقع اطلاعات و مدارک در خصوص مواد و کالاهای برگشتی به انبار.

·   ارائه به موقع اطلاعات مربوط به تغییرات میزان و نوع تولید و تاثیر آن بر مواد موردنیاز و زمان‌های مربوطه به انبار.

- اهم وظایف واحد انبار در قبال واحد تولید به شرح زیر می‌باشد و عبارتند از:

·       تامین و تضمین به موقع مواد و کالا موردنیاز واحد تولید و استمرار تدارک آنها.

·       تحویل مقادیر مورد درخواست تولید براساس درخواست‌های صادره و برنامه‌ریزی تولید.

·       تضمین کیفیت مواد و سالم و صحیح بودن مقادیر تحویلی.

·       همکاری در تحویل‌گرفتن محصولات‌ ساخته‌شده و نیم‌ساخته و برگشتی ازتولید.

·   ارائه اطلاعات صحیح مربوط به سطوح موجودیهای مواد و کالا و محل استقرار آنها جهت برنامه‌ریزی تولید.

·       همکاری در جابجایی مواد و کالا تحویلی به واحد تولید.

3- واحد کنترل کیفیت

      کنترل کیفیت واحدی است که استانداردهای قابل قبول مواد و کالاهای خریداری و تولید شده را براساس اندازه،‌ ابعاد، خصوصیات، رنگ،‌ ترکیب، شکل، تجزیه شیمیایی و فیزیکی و میزان زمان و ساعات کار انجام شده و بازدهی مربوط به آنها را تعیین قبول یا رد می‌کند. بنابراین سازما‌ن‌ها برای تضمین بقاء کیفیت مواد و محصول و حفظ بازار مصرف کالای تولیدی خود و رقابت با رقبا و نظایر آن، واحد کنترل کیفیت را در سازمان خود به وجود می‌آورند. بنابراین واحد کنترل کیفیت همواره می‌تواند واسطه‌ای بین واحد بازرگانی و انبار در مورد خرید و فروش مواد و کالا از یک سو و واحد تولید و انباردرخصوص تحویل مواد وکالا از انبار به واحد تولید و بالعکس آن از سوی دیگرباشد. بنابراین‌رابطه انبار و واحد کنترل کیفیت را می‌توان یک رابطه چند طرفه بشمار آورد.

- اهم وظایف واحد کنترل کیفیت در قبال انبار عبارتند از:

·       بازرسی کلیه مواد و کالا تحویلی به انبار و تضمین مطلوبیت و کیفیت آنها.

·       بازرسی کلیه مواد وکالا صادر از انبار و تضمین استاندارد بودن آنها جهت مصرف و فروش.

·   جداسازی مواد و کالا تحویلی نامرغوب و وازده و غیرقابل استفاده از مواد و کالا سالم و مورد قبول در انبار موقت ( انبار قرنطیه).

·       صدور برگه و اعلامیه‌های بازرسی کنترل کیفیت و ارائه آن به انبار.

·       همکاری به منظور تحویل سریع مواد و کالا خریداری شده به انبار.

·       همکاری به منظور تحویل سریع مواد وکالا تولید شده در مراحل مختلف تولید و حمل آن به انبار.

- اهم وظایف انبار در قبل واحد کنترل کیفیت عبارتند از:

·       اعلان به موقع ورود کلیه مواد و کالاهای خریداری شده جهت بازرسی و کنترل کیفیت.

·   چیدن و استقرار کلیه مواد و کالاهای وارده بطوری که امکان بازرسی و کنترل کیفیت و انجام آزمایشات را برای سطوح مختلف مواد و کالا فراهم سازد.

·   همکاری در جداسازی و عودت مواد و کالا رد شده توسط واحد کنترل کیفیت و نگهداری آنها در محل‌های جداگانه.

·   جابجایی مواد و کالا جهت معاینات و آزمایشات متعدد و مختلف واحد کنترل کیفیت و ارسال نمونه‌ها به آزمایشگاه‌های داخل و بیرون از سازمان‌ طبق نظر واحد کنترل کیفیت.

·   ارائه کلیه مدارک و اطلاعات مربوط به انواع مواد و کالا از قبیل مشخصات، خصوصیات، نوع، درجه، کیفیت و نظایر آن به واحد کنترل کیفیت(درصورت موجود بودن).

4- واحد فنی و مهندسی

     عموماً واحد فنی و مهندسی در هر سازمان تولیدی و صنعتی مسئولیت آماده‌سازی کارخانه، دستگاه‌ها و ماشین آلات تولیدی و تأسیساتی و طراحی‌های مورد نیاز و پشتیبانی‌های خدمات فنی از جمله تعمیرات و نگهداری، سرویس‌های فنی و برقی،‌ مکانیکی در خصوص راه‌اندازی سیستم‌های گرمایشی و برودتی و بخار و نظایر آن را برعهده دارد. در ارتباط با انجام این مسئولیت،‌ رابطه بسیار زیادی را با واحد انبار به منظور تحویل انواع ابزار آلات، لوازم و قطعات یدکی ماشین‌آلات، تأسیسات، وسائط نقلیه و کلیه دستگاه‌ها و سیستم‌های برقی،‌ مکانیک،‌ پنوماتیکی و نظایر آن دارد. بدین منظور برای دستیابی به ارائه خدمات فنی و مهندسی و واحد انبار برقرار شود تا هر یک از واحدهای مزبور بتوانند با پشتیبانی و حمایت یکدیگر نسبت به ایفای وظایف خود و ارائه خدمات بهتر و بیشتر با کارآیی بالا در سازمان‌ اقدام کنند.

- اهم وظایف واحد فنی و مهندسی در قبال انبار عبارتند از:

·   ارائه به موقع برنامه‌های کوتاه و بلند مدت تعمیرات دوره‌ای دستگاه‌ها و ماشین‌آلات و اعلان مقادیر انواع قطعات و لوازم یدکی مورد نیاز به انبار.

·       ارائه به موقع فرم‌ها و درخواست‌های کلیه اقلام مورد نیاز به انبار.

·   تحویل و جداسازی کلیه اقلام و قطعات غیرقابل استفاده (اسقاطی و ضایعاتی و قراضه)، قابل تعمیر و بازیافت و سالم به انبار.

·       ارائه لیست کامل با مشخصات فنی موردنیاز احتیاجات و تقاضای آتی به انبار.

·       همکاری در شناسایی و تحویل قطعات و لوازم یدکی کلیه دستگاه‌ها و ماشین‌آلات و نظایر آن.

·   همکاری و اطلاع قبلی به انبار در خصوص تغییر برنامه‌های تعمیرات، نگهداری و سرویس‌های خدماتی دوره‌ای و سالانه به انبار به منظور تامین قطعات و لوازم یدکی و ابزار آلات مورد نیاز واحد فنی و مهندسی از سوی انبار.

- اهم وظایف واحد انبار در قبال واحد فنی و مهندسی عبارتند از:

·       تامین و تدارک کلیه قطعات و لوازم یدکی،‌ ابزارآلات و دستگاه‌های مورد نیاز واحد فنی و مهندسی.

·       تضمین دسترسی به موقع به کلیه اقلام مورد احتیاج واحد فنی و مهندسی.

·       ذخیره‌سازی کلیه قطعات و لوازم بدکی مورد نیاز واحد فنی و مهندسی برای مواقع اضطراری.

·   آماده‌سازی کلیه قطعات و لوازم یدکی دستگاه‌ها و ماشین آلات برای اجرای برنامه‌های دوره ای یا سالانه تعمیرات و نگهداری و تقاضاهای آتی واحد فنی‌ و مهندسی.

·   همکاری و حضور مستمر در طول ایام تعمیرات و نگهداری دستگاه‌ها و ماشین‌آلات به منظور سرویس‌دهی و تحویل قطعات و لوازم یدکی موردنیاز به واحد فنی و مهندسی.

·   همکاری در ارسال قطعات، لوازم،‌ ابزارآلات، دستگاه‌ها و ماشین‌آلات به منظور تعمیر و بازسازی و مرمت و ساخت در بیرون از سازمان.

·   ارائه اطلاعات و آمار موجود از سطوح مختلف قطعات و لوازم یدکی کلیه دستگاه‌ها و ماشین‌آلات به واحد فنی و مهندسی.

·       همکاری در جابجایی، بارگیری و حمل قطعات، ماشین‌آلات و دستگاه‌ها به واحد فنی و مهندسی.

5- واحد امور مالی

    رابطه انبار با واحد مالی در هر سازمان به وجود یا عدم وجود سیستم‌های مالی و عملیاتی و هم‌چنین به شدت و ضعف کنترل‌های داخلی موجود در آن سازمان بستگی تام دارد. ایجاد ارتباط متقابل این دو واحد می‌تواند ضامن حفاظت اموال و دارائیهای یک سازمان و ارائه گزارش‌های مطلوب مالی و عملکردهای مدیریت در مقابل صاحبان سرمایه و سایر اشخاص ذینفع با سازمان باشد. چون انبار در مقابل کلیه مواد و کالا وارده و صادره از انبار مسئولیت‌ دارد و می‌بایست پاسخگوی آن باشد و مسئولیت مستقیم حفاظت از آنها بر عهده دارد و از طرفی چون موجودیهای انبار بخش عمده‌ای از نقدینگی و دارائیهای جاری یک سازمان را تشکیل می‌دهد و وظیفه و مسئولیت واحد مالی در تامین نقدینگی یکی از وظایف اصلی فعالیت واحد مالی بشمار می‌رود. بنابراین برقراری رابطه و همکاری متقابل و انجام وظایف این دو واحد در قبال یکدیگر اجتناب ناپذیر و تضمین‌کننده گردش صحیح موجودیهای انبار و نقدینگی سازمان می‌باشد. امور مالی در هر سازمانی می‌بایست به استناد اسناد و مدارک انبار و فاکتورهای خرید و هم‌چنین قیمت تمام شده انواع محصولات تولیدی، قیمت‌گذاری مواد و کالا در انبار را انجام دهد و به اتکاء  فرم‌ها و مدارک تکمیل شده از سوی انبار(بطور مثال،‌ رسید و حواله انبار) نسبت به ثبت و نگهداری مقادیر کلیه اقلام موجود در انبار اقدام کند.

انبار با صدور رسید انبار و ارائه لااقل یک نسخه از آن به واحد مالی موضوع تحویل گرفتن مقادیر مختلف انواع اجناس وارده به انبار را صحه می‌گذارد واحد مالی با ثبت قیمت‌های مختلف اجناس و کالای مزبور، ضمن کنترل و نگهداری آمار مقادیر مختلف کالا در انبار، از ارزش موجودیهای انبار مطلع می‌شود و مقادیر سرمایه‌گذاری در انبار را تحت کنترل درمی‌آورد. از طرفی با صدور حواله انبار از سوی انبار و ارسال لااقل یک نسخه از آن به واحد مالی، امور مالی را از میزان مقادیر مصرف با فروش هر یک از اقلام و مراکز هزینه آن آگاه می‌سازد. امور مالی با ثبت و تخصیص ارزش اجناس مصرفی و صادره در مراکز هزینه، کنترل‌های لازم و سهم تخصیص هر مرکز یا میزان فروش را تعیین می‌کند.

هم‌چنین برقراری ارتباط و انجام وظایف متقابل بین واحدهای مالی و انبار باعث می‌شود که پس از مقابله فیزیکی موجودیهای کالا در انبار با مقادیر ثبت و نگهداری شده در واحد مالی، از میزان احتمالی کسری یا اضافی موجودیها در انبار که می‌تواند ناشی از عدم ثبت و نگهداری صحیح مقادیر وارده یا صادره اقلام انبار، تحویل اشتباهی اجناس، هر نوع سرقت و سوء استفاده احتمالی و یا ضایعات عادی و غیرعادی در انبار باشد، مطلع گردد. همکاری واحد مالی با انبار می‌تواند نحوه طبقه‌بندی موجودیها، استقرار و چیدن و نگهداری اجناس و کالاها را تحت تأثیر قرار دهد و از هرگونه کم یا بی‌دقتی در روش طبقه‌بندی موجودیها در انبار، چیدن اشتباه اقلام در قفسه‌ها، کمدها، ظروف و نظایر آن و یا صدور برگه‌ها و فرم‌های مختلف جلوگیری کند و یا از بروز اختلافات ناشی از بی‌دقتی در ثبت مقادیر موجودیها در سیستم جلوگیری کند و یا از بروز اختلافات ناشی از بی‌دقتی در ثبت مقادیر موجودیها در سیستم کاردکس یا دفاتر حسابداری انبار(در غیاب سیستم رایانه‌ای) در واحد مالی بکاهد.

رابطه صحیح و منطقی انبار با واحد مالی و برقراری ارتباط روشمند و همکاری موثر بین این دو واحد باعث می‌گردد که به گزارش های مالی تهیه شده از سوی امور مالی اعتبار دهد و چون میزان سود و زیان هر سازمان تحت تاثیر مستقیم مقادیر و ارزش موجودیهای مواد و کالا در انبار می‌باشد. بنابراین صحت صورتهای مالی(ترازنامه و سود و زیان) از سوی واحد مالی منوط به صحت و اعتبار و دقت در ثبت نگهداری و ارزش‌گذاری موجودیهای کالا در انبار خواهد بود.

چنانچه انبار ارتباط همه جانبه و مستمر با واحدهای مالی برقرار نکند و همکاری‌های متقابل و لازم را در طی دوره مالی به عمل نیاورد. مطمئناً واحد مالی قادر به تخصیص منطقی هزینه‌ها به مراکز هزینه و محاسبه قیمت تمام شده محصولات تولیدی و بهای تمام شده کالای فروش رفته و یا مصرف خارج از استاندارد مقادیر مواد و اجناس مختلف انبار نبوده و قادر به استخراج گزارش‌های آماری و مقداری و انطباق آن با مدارک مثبته و مقایسه آنها با عملکرد واحدهای انبار، مالی و بازرگانی و تولید و در نتیجه تجزیه و تحلیل عملیات انجام شده و ارائه ترازنامه و سود و زیان عادلانه و منصفانه و قابل قبولی نخواهد بود.

6- واحد امور اداری

    شاید این تصور وجود دارد که انبار جایگاهی است که اغلب کارکنان ناراضی و یا کم‌استعداد و یا افرادی که ناسازگاری با مدیران، روسا، سرپرستان، کارکنان سایر قسمت‌های یک سازمان دارند به آنجا فرستاده می‌شوند تا بطور موقت یا دائم بکار مشغول گردند و به نوعی انبار به عنوان تبعیدگاه این گونه کارکنان در سازمان قلمداد می‌شود. برای برطرف کردن این تصور غلط و عامیانه از انبار از یک سو، و خدمات‌رسانی و تأمین رفاه به کارکنان انبار از سوی دیگر، برقراری رابطه انبار با واحد اداری لازم و ضروری است. بطوری که این ارتباط بدون همکاری و هماهنگی هر دو واحد در قبال یکدیگر امکان‌پذیر نمی‌باشد. یکی از مسائل با اهمیت که در ارتقای سطح کیفی و کارآیی و اثر بخشی انبار بسیار مؤثر می‌باشد، ایجاد انگیزش و ارتقای سطح مهارت کارکنان انبار است که این موضوع بدون همکاری واحد اداری با واحد انبار عملی نخواهد شد. وجود کارکنان آموزش دیده و تربیت شده در انبار باعث پیشرفت امور و سرعت بخشیدن به سیستم خدمات‌رسانی و سرویس‌دهی در سازمان می‌شود. و سبب می‌‌گردد تا علاقه و ارتباط دوستانه‌ بین کارکنان انبار با سایر واحدهای دیگر بهبود یابد و امور پشتیبانی انبار تأمین حمایت و تضمین سرویس‌دهی و انجام تکالیف و وظایف خود در قبال سایر واحدها کاراتر گردد. لذا امور اداری با برنامه‌ریزی و همکاری مستمر خود می‌تواند از طریق آموزش، در بالا بردن روحیه و انگیزش کارکنان انبار بطور مستقیم تأثیر گذارد و خصوصاً به ارتقای سطح کیفی کارکنان انبار کمک‌های زیادی بکند.

انبار با توجه به وظایف و مسئولیت‌های متقابل خود در قبال واحد اداری می‌تواند با هماهنگی با امور اداری از طریق قسمت‌ انتظامات یا نگهبانی در نظام بخشیدن به تردد وسائط نقلیه‌ای که برای بارگیری، تخلیه و حمل و جابجایی بار به انبار مراجعه می‌کنند و یا به رفت و آمد کارکنان سازمان به انبار و یا ابواب جمعی که خارج از سازمان با انبار سرو کار دارند کمک‌های شایان توجهی کند و از این طریق روابط متقابل خود را گسترش و تداوم بخشد.

استفاده از وسایل ایمنی و حفاظتی و رعایت موارد بهداشتی توسط کارکنان انبار در زمان‌های مختلف فعالیت و اوقات کاری در انبار و اجرای دستورالعمل‌های حفاظتی و ایمنی واحد امور اداری در خصوص موجودیهای مواد و کالا در انبار به منظور جلوگیری از آتش‌سوزی، سرقت و نظایر آن، بخش دیگر از همکاری‌های متقابل واحد انبار با واحد اداری را در برمی‌گیرد.

همکاری واحد اداری در زمینه برنامه‌ریزی و سازماندهی انبار و تأمین نیروی انسانی موردنیاز انبار با توجه به وسعت و پراکندگی انبارها و حجم گردش مقادیر وارده و صادره کالا به انبار و تهیه اسناد و مدارک انبار و نظایر آن لزوم تعادل بخشیدن به نیروی انسانی مورد نیاز انبار را ضروری می‌سازد که در این زمینه واحد اداری نیز باید بطور موثر همکاری لازم را به عمل آورد. هم‌چنین بخش دیگری از روابط و وظایف متقابل انبار با واحد اداری را می‌توان در زمان‌های بارگیری و یا تخلیه محموله‌های وارده به انبار و یا صادره از انبار که با حضور نماینده امور اداری(اغلب نماینده انتظامات یا نگهبانی) صورت می‌گیرد، نام برد که با صدور رسید یا حواله انبار از سوی انباردار و تائید صحت مقادیر وارده یا صادره انواع مواد و کالا از انبار و امضاء و ممهور کردن بارنامه حمل و برگ مجوز خروج با مهر نگهبانی یا انتظامات و تائید سایر اوراق و مدارک حمل کالاها وارده و صادره این رابطه متقابل و تعاملی را محقق می‌سازد.


:: چاپ این مطلب : کلیک کنید
(4 لایک)




نظرات (1)
شنبه 17 خرداد‌ماه سال 1393 ساعت 03:33 ب.ظ
متقابل انبار با سایر واحدها
انبار بنا به نیاز همه واحدها، عموماً با کلیه واحدها و کارکنان آن مدام در تماس و ارتباط می‌باشد. این ارتباط و تماس چه در مورد تحویل گرفتن،‌ نگهداری و تحویل دادن مواد و کالا و چه در مورد مبادله اسناد و مدارک و حساب‌های آن می‌بایستی مبتنی بر اصول و ضوابط پایدار و مدون رسمی و در چارچوب نظام اداری و عملیاتی سازمان انجام شود و نباید مناسبات شخصی و دوستانه غیراداری و یا خصمانه جایگزین آن گردد.
باید افزود که داشتن روابط و مناسبات شخصی و دوستانه لازمه برقراری ارتباط مؤثر صحیح و منطقی در ایجاد و برقراری پایدار روابط اداری در یک سازمان محسوب می‌شود و سبب تسریع امور و عملیات جاری سازمان می‌گردد. ولی موضوع این است که داشتن روابط و مناسبات شخصی و دوستانه نباید اصول و ضوابط اداری و عملیاتی سازمان را زیر پا گذارد و آن را تحت‌الشعاع قرار دهد و باعث گردد، ابهام در مقادیر وارده یا صادره موجودیهای انبار و مدارک و اسناد حسابداری در خصوص فعالیت‌های جاری و روزمره انبار شود. از طرفی رفتار خصمانه کارکنان واحدها با انبار و بالعکس آن، سبب کندی جریان امور و ایجاد شبهه و اشتباه و هم‌چنین طولانی شدن اجرای عملیات و گاهی اوقات توقف آن می‌گردد ک در هر دو حالت، اصول و ضوابط اداری و نظام عملیاتی سازمان می‌بایست حاکم و غالب بر این گونه روابط باشد.
عموماً در اجرای نظام اداری و عملیاتی هر سازمانی در خصوص نحوه برقراری ارتباط کلیه واحدها با یکدیگر دو گونه یا دو روش انجام کار وجود دارد. یک روش آن کلی و عمومی است که از طریق صدور یادداشت کتبی به صورت بخشنامه، دستورالعمل و یا آئین‌نامه به کلیه واحدها ابلاغ می‌گردد تا در ارتباط با یکدیگر چگونه اقدام کنند و چگونه رابطه متقابل و وظایف خود را انجام دهند. اصولاً‌ در سازمان‌هایی که سیستم مالی، اداری و عملیاتی آن مدون شده و به اجرا در آمده،‌ در ‌آن وظایف و مسئولیت‌های هر واحد تعریف و مشخص گردیده و گردش و نمودار جریان عملیات آنها نیز تشریح و ارائه شده است و کلیه واحدها و کارکنان آن موظف به رعایت و اجرای آن می‌باشند این موضوع، همان نظام اداری و عملیاتی سازمانی تلقی می‌شود که حاکم بر کلیه، فعالیت‌ها، رویدادها و وقایع عملیاتی سازمان می‌باشد و انبار نیز از این قاعده مستثنی نیست. دومین روشی که روابط متقابل انبار با سایر واحدها را تبیین و مشخص می‌سازد، صدور دستورالعمل‌های روزمره موردی یا مقطعی است که از سوی مقام مسئول با تصویب و امضاء کردن فرم‌ها و اعلام موافقت در حاشیه نامه‌ها و یا یادداشت‌های جداگانه جریان ورود و خروج کالا و اجناس به انبار را شکل می‌دهد.
بدین ترتیب، هم کلیه اسناد و مدارک مورد نیاز واحدها به خصوص انبار و واحد امور مالی فراهم می‌شود و هم مناسبات و روابط متقابل واحدها، مسئولین و کارکنان آنها بر پایه حسن تفاهم ترسیم و برقرار می‌گردد. علاوه بر آن مسئولیت و وظایف افراد به خوبی تفکیک و مشخص می‌شود.
صرفنظر از موارد فوق، انبار به عنوان یک واحد خدماتی برای ارتقای سطح کیفی خدمات خود نیاز به همکاری متقابل رد و بدل کردن اطلاعات با سایر واحدها، به منظور پاسخگویی به نیازهای سازمان دارد. انبار به عنوان یک حلقه ارتباطی با سایر واحدهای یک سازمان همانند هسته مرکزی یک عنصر تلقی می‌شود که سایر واحدهای یک سازمان مانند الکترون بدور این هسته مرکزی حلقه زده و به گرد آن می‌چرخند و ارتباط تعاملی با یکدیگر به وجود می‌آورند. شکل صفحه بعد نمایانگر این مفهوم در نحوه ارتباط و قرارگیری واحدها در مقابل انبار می‌باشد.
واحد امور اداری واحد امور مالی واحد فنی و مهندسی واحد کنترل کیفیت واحد امور تولید واحد امور بازرگانی واحد انبار
باید افزود که برقراری روابط متقابل انبار با سایر واحدهای یک سازمان به منظور رفع نیازهای دو طرف، منوط به برقراری ارتباط تعاملی روشمند و منطقی و انجام وظایف هر یک از طرفین در مقابل یکدیگر می‌باشد که در ذیل اهم وظایف انبار با سایر واحدهای یک سازمان و بالعکس آن تشریح گردیده است:
1- واحد بازرگانی
اگر واحد بازرگانی یک سازمان از سه قسمت اصلی خرید، فروش و توزیع تشکیل شده باشد. هر یک از قسمت‌ها وظایف و نیازهای مخصوص به خود را خواهند داشت که انبار در تعامل با هر یک از قسمت‌های واحد بازرگانی قرار خواهند گرفت. رابطه انبار با هر یک از قسمت‌های مزبور بسیار با اهمیت و مهم است و به دلیل فعالیت‌‌هایی که هر یک از سه قسمت واحد بازرگانی در سازمان دارند، همواره روابط انبار با واحد بازرگانی بسیار بهم پیچیده و با اهمیت خواهد بود که هر یک از آنها به پشتیبانی انبار نیازمند هستند. چون رابطه انبار با هریک از قسمت‌ها و بالعکس آن، باعث تضمین کارایی قسمت‌های مذکور می‌گردد و در مقابل نیز به ارتقای سطح کیفی خدمات انبار می‌افزاید. لذا در ذیل به اهم وظایف متقابل هر یک از طرفین اشاره می‌گردد:
الف) قسمت خرید و تدارکات
قسمت خرید مسئول تدارک و تهیه کلیه درخواست‌های خرید و تامین کننده کلیه نیازهای کالایی سازمان بشمار می‌آید. بنابراین قسمت خرید برای پیشبرد بهتر و
کارآیی بیشتر امور خود به اطلاعات،‌ همکاری و پشتیبانی انبار، نیاز دارد از آن جمله:
· اطلاع از میزان موجودیهای کالا در انبار در سطوح مختلف.
· اطلاع از چگونگی وضعیت کالا و اجناس خریداری شده.
· اطلاع و دسترسی به موقع به درخواست‌های خرید جهت تهیه و تدارک آنها.
· فرصت برای انتخاب و خرید مقادیر مختلف انواع مواد و کالا و تحویل آنها به انبار.
· هماهنگی لازم و سرعت‌بخشیدن در هنگام تحویل انواع مواد و کالا از نظر مقدار، کیفیت‌، نوع، خصوصیات و...
و برعکس بخشی از انتظارات انبار از پشتیبانی قسمت خرید و تدارکات به شرح زیر می‌باشد:
· تحویل به هنگام و به موقع کالا و اجناس در خواست شده.
· تطابق کالا با استانداردهای تعیین شده از سوی واحد کنترل کیفیت.
· سالم بودن، کافی بودن و قابل قبول بودن کالا و اجناس.
· انطباق مقادیر، بسته‌بندی،‌ یکنواخت بودن کالا و اجناس خریداری شده.
· هماهنگی در برقراری حمل کالا، زمان تحویل کالا به انبار.
ب) قسمت فروش
رابطه انبار با قسمت فروش به دلیل اهمیتی که مدیریت سازمان به مسئله فروش کالا و کسب درآمد می‌دهد، بسیار حساس و در حین حال پرتحرک و مهم و تنش‌زا است. زیرا انبار در ارائه خدمات به قسمت فروش باید تضمین کند که کلیه موجودیهای قابل عرضه:
· در هر زمان در دسترس بوده و آماده بار بارگیری و حمل می‌باشد.
· به صورت اصولی چیده و نگهداری شده و سالم می‌باشد.
· مطابق برنامه‌های پیش‌بینی شده فروش، کالای مزبور آماده گردیده و پاسخگوی نیاز قسمت فروش می‌باشد.
قسمت فروش نیز در مقابل می‌بایست برنامه‌های خود را جهت تضمین کارآیی انبار در اختیار انبار قرار دهد، تا مدیریت انبار ضمن در نظر گرفتن فضای لازم برای انبار، پیش‌بینی‌های مورد نیاز را در خصوص امکانات،‌ تجهیزات و ماشین‌آلات و نیروی انسانی مورد نیاز به عمل آورد و در برنامه‌ریزی‌های خود آنها را مدنظر داشته باشد.
اهم برنامه‌ها و پیش‌بینی‌های قسمت فروش که می‌بایست جهت بارگیری،‌ ارسال و حمل کالا در اختیار انبار قرار گیرد عبارتند از:
· زمان‌های پیش‌بینی بارگیری و حمل کالا
· مقادیر پیش‌بینی شده در هر نوبت ارسال کالا.
· نوع کالا و اجناس .
ج) قسمت توزیع
چون قسمت توزیع کالا مسئول اموری است که کالاها و اجناس سازمان را با حداقل هزینه و کمترین ضایعات و به سهولت و سرعت از محل انبارهای سازمان بارگیری و حمل و در دسترس مصرف کنندگان، متقاضیان و خریداران کالا قرار دهد. بنابراین به پشتیبانی و همکاری موثر انبار نیازمند است. اهم وظایف انبار در مقابل قسمت توزیع را می‌توان به شرح زیر بیان کرد:
· آماده‌سازی و جمع‌آوری در محل‌های بارگیری و تضمین استقرار کالا در محل‌های مناسب جهت بارگیری و توزیع.
· سالم بودن مقادیر موجودیهای قابل بارگیری و حفاظت آنها در محل‌های بارگیری.
· تمهیدات لازم جهت بارگیری و حمل کالا به مقاصد حمل،‌ رعایت و چگونگی مقادیر و نوع اجناس و مطابقت آنها با مدارک و دستورالعمل صادره سازمان.
· بارگیری بدون آسیب‌رسانی به کالا و اجناس، قابلیت شناسایی کالا و تضمین انتخاب و ارسال صحیح کالا.
رابطه متقابل قسمت توزیع و انجام وظایف در قبال انبار، از جمله مواردی است که بطور کلی واحد بازرگانی از طریق قسمت توزیع در مقابل انبار دارد که انجام این وظایف از سوی قسمت توزیع به بهبود روابط و کارآیی انبار می‌افزاید. اهم این وظایف عبارتنداز:
· ارائه به موقع اطلاعات در خصوص مقادیر و زمان‌های بارگیری انواع مواد وکالا.
· ارائه به موقع کلیه مدارک موردنیاز جهت بارگیری وحمل کالا به انبار.
· ارائه به موقع اطلاعات و مدارک در خصوص کالاهای برگشتی به انبار.
· هماهنگی برای ایام و ساعات بارگیری و حمل کالا از انبار.
· همکاری در جابجایی کالا و بارگیری‌های مخصوص که برای مشتریان حمل می‌شود.
2- واحد تولید
رابطه انبار با واحد تولید و بالعکس آن از نوع فعالیت‌های مستمر و روزانه در موسسات تولیدی بشمار می‌رود. به دلیل تعدد مراجعات مکرر و تحویل و تحول انواع مواد و کالایی که در دفعات متعدد بین این دو واحد رد و بدل می‌شود. این دو واحد ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند که لازمه ارتباط موثر بین این دو واحد انجام وظایف متقابل یکی در برابر دیگری است.
- اهم وظایف واحد تولید در مقابل انبار عبارتند از:
· ارائه میزان و نوع وکیفیت مواد موردنیاز و ارائه برنامه‌ریزی تولید طی دوره به انبار.
· ارائه فرم‌ها و درخواست‌های به موقع به انبار جهت تحویل گرفتن مواد و کالا.
· ارائه مقادیر مختلف مواد و کالا مورد احتیاج و تقاضای آتی.
· همکاری در تحویل گرفتن مواد و تحویل گرفتن دادن محصولات ساخته شده و نیم‌ساخته.
· ارائه به موقع اطلاعات و مدارک در خصوص مواد و کالاهای برگشتی به انبار.
· ارائه به موقع اطلاعات مربوط به تغییرات میزان و نوع تولید و تاثیر آن بر مواد موردنیاز و زمان‌های مربوطه به انبار.
- اهم وظایف واحد انبار در قبال واحد تولید به شرح زیر می‌باشد و عبارتند از:
· تامین و تضمین به موقع مواد و کالا موردنیاز واحد تولید و استمرار تدارک آنها.
· تحویل مقادیر مورد درخواست تولید براساس درخواست‌های صادره و برنامه‌ریزی تولید.
· تضمین کیفیت مواد و سالم و صحیح بودن مقادیر تحویلی.
· همکاری در تحویل‌گرفتن محصولات‌ ساخته‌شده و نیم‌ساخته و برگشتی ازتولید.
· ارائه اطلاعات صحیح مربوط به سطوح موجودیهای مواد و کالا و محل استقرار آنها جهت برنامه‌ریزی تولید.
· همکاری در جابجایی مواد و کالا تحویلی به واحد تولید.
3- واحد کنترل کیفیت
کنترل کیفیت واحدی است که استانداردهای قابل قبول مواد و کالاهای خریداری و تولید شده را براساس اندازه،‌ ابعاد، خصوصیات، رنگ،‌ ترکیب، شکل، تجزیه شیمیایی و فیزیکی و میزان زمان و ساعات کار انجام شده و بازدهی مربوط به آنها را تعیین قبول یا رد می‌کند. بنابراین سازما‌ن‌ها برای تضمین بقاء کیفیت مواد و محصول و حفظ بازار مصرف کالای تولیدی خود و رقابت با رقبا و نظایر آن، واحد کنترل کیفیت را در سازمان خود به وجود می‌آورند. بنابراین واحد کنترل کیفیت همواره می‌تواند واسطه‌ای بین واحد بازرگانی و انبار در مورد خرید و فروش مواد و کالا از یک سو و واحد تولید و انباردرخصوص تحویل مواد وکالا از انبار به واحد تولید و بالعکس آن از سوی دیگرباشد. بنابراین‌رابطه انبار و واحد کنترل کیفیت را می‌توان یک رابطه چند طرفه بشمار آورد.
- اهم وظایف واحد کنترل کیفیت در قبال انبار عبارتند از:
· بازرسی کلیه مواد و کالا تحویلی به انبار و تضمین مطلوبیت و کیفیت آنها.
· بازرسی کلیه مواد وکالا صادر از انبار و تضمین استاندارد بودن آنها جهت مصرف و فروش.
· جداسازی مواد و کالا تحویلی نامرغوب و وازده و غیرقابل استفاده از مواد و کالا سالم و مورد قبول در انبار موقت ( انبار قرنطیه).
· صدور برگه و اعلامیه‌های بازرسی کنترل کیفیت و ارائه آن به انبار.
· همکاری به منظور تحویل سریع مواد و کالا خریداری شده به انبار.
· همکاری به منظور تحویل سریع مواد وکالا تولید شده در مراحل مختلف تولید و حمل آن به انبار.
- اهم وظایف انبار در قبل واحد کنترل کیفیت عبارتند از:
· اعلان به موقع ورود کلیه مواد و کالاهای خریداری شده جهت بازرسی و کنترل کیفیت.
· چیدن و استقرار کلیه مواد و کالاهای وارده بطوری که امکان بازرسی و کنترل کیفیت و انجام آزمایشات را برای سطوح مختلف مواد و کالا فراهم سازد.
· همکاری در جداسازی و عودت مواد و کالا رد شده توسط واحد کنترل کیفیت و نگهداری آنها در محل‌های جداگانه.
· جابجایی مواد و کالا جهت معاینات و آزمایشات متعدد و مختلف واحد کنترل کیفیت و ارسال نمونه‌ها به آزمایشگاه‌های داخل و بیرون از سازمان‌ طبق نظر واحد کنترل کیفیت.
· ارائه کلیه مدارک و اطلاعات مربوط به انواع مواد و کالا از قبیل مشخصات، خصوصیات، نوع، درجه، کیفیت و نظایر آن به واحد کنترل کیفیت(درصورت موجود بودن).
4- واحد فنی و مهندسی
عموماً واحد فنی و مهندسی در هر سازمان تولیدی و صنعتی مسئولیت آماده‌سازی کارخانه، دستگاه‌ها و ماشین آلات تولیدی و تأسیساتی و طراحی‌های مورد نیاز و پشتیبانی‌های خدمات فنی از جمله تعمیرات و نگهداری، سرویس‌های فنی و برقی،‌ مکانیکی در خصوص راه‌اندازی سیستم‌های گرمایشی و برودتی و بخار و نظایر آن را برعهده دارد. در ارتباط با انجام این مسئولیت،‌ رابطه بسیار زیادی را با واحد انبار به منظور تحویل انواع ابزار آلات، لوازم و قطعات یدکی ماشین‌آلات، تأسیسات، وسائط نقلیه و کلیه دستگاه‌ها و سیستم‌های برقی،‌ مکانیک،‌ پنوماتیکی و نظایر آن دارد. بدین منظور برای دستیابی به ارائه خدمات فنی و مهندسی و واحد انبار برقرار شود تا هر یک از واحدهای مزبور بتوانند با پشتیبانی و حمایت یکدیگر نسبت به ایفای وظایف خود و ارائه خدمات بهتر و بیشتر با کارآیی بالا در سازمان‌ اقدام کنند.
- اهم وظایف واحد فنی و مهندسی در قبال انبار عبارتند از:
· ارائه به موقع برنامه‌های کوتاه و بلند مدت تعمیرات دوره‌ای دستگاه‌ها و ماشین‌آلات و اعلان مقادیر انواع قطعات و لوازم یدکی مورد نیاز به انبار.
· ارائه به موقع فرم‌ها و درخواست‌های کلیه اقلام مورد نیاز به انبار.
· تحویل و جداسازی کلیه اقلام و قطعات غیرقابل استفاده (اسقاطی و ضایعاتی و قراضه)، قابل تعمیر و بازیافت و سالم به انبار.
· ارائه لیست کامل با مشخصات فنی موردنیاز احتیاجات و تقاضای آتی به انبار.
· همکاری در شناسایی و تحویل قطعات و لوازم یدکی کلیه دستگاه‌ها و ماشین‌آلات و نظایر آن.
· همکاری و اطلاع قبلی به انبار در خصوص تغییر برنامه‌های تعمیرات، نگهداری و سرویس‌های خدماتی دوره‌ای و سالانه به انبار به منظور تامین قطعات و لوازم یدکی و ابزار آلات مورد نیاز واحد فنی و مهندسی از سوی انبار.
- اهم وظایف واحد انبار در قبال واحد فنی و مهندسی عبارتند از:
· تامین و تدارک کلیه قطعات و لوازم یدکی،‌ ابزارآلات و دستگاه‌های مورد نیاز واحد فنی و مهندسی.
· تضمین دسترسی به موقع به کلیه اقلام مورد احتیاج واحد فنی و مهندسی.
· ذخیره‌سازی کلیه قطعات و لوازم بدکی مورد نیاز واحد فنی و مهندسی برای مواقع اضطراری.
· آماده‌سازی کلیه قطعات و لوازم یدکی دستگاه‌ها و ماشین آلات برای اجرای برنامه‌های دوره ای یا سالانه تعمیرات و نگهداری و تقاضاهای آتی واحد فنی‌ و مهندسی.
· همکاری و حضور مستمر در طول ایام تعمیرات و نگهداری دستگاه‌ها و ماشین‌آلات به منظور سرویس‌دهی و تحویل قطعات و لوازم یدکی موردنیاز به واحد فنی و مهندسی.
· همکاری در ارسال قطعات، لوازم،‌ ابزارآلات، دستگاه‌ها و ماشین‌آلات به منظور تعمیر و بازسازی و مرمت و ساخت در بیرون از سازمان.
· ارائه اطلاعات و آمار موجود از سطوح مختلف قطعات و لوازم یدکی کلیه دستگاه‌ها و ماشین‌آلات به واحد فنی و مهندسی.
· همکاری در جابجایی، بارگیری و حمل قطعات، ماشین‌آلات و دستگاه‌ها به واحد فنی و مهندسی.
5- واحد امور مالی
رابطه انبار با واحد مالی در هر سازمان به وجود یا عدم وجود سیستم‌های مالی و عملیاتی و هم‌چنین به شدت و ضعف کنترل‌های داخلی موجود در آن سازمان بستگی تام دارد. ایجاد ارتباط متقابل این دو واحد می‌تواند ضامن حفاظت اموال و دارائیهای یک سازمان و ارائه گزارش‌های مطلوب مالی و عملکردهای مدیریت در مقابل صاحبان سرمایه و سایر اشخاص ذینفع با سازمان باشد. چون انبار در مقابل کلیه مواد و کالا وارده و صادره از انبار مسئولیت‌ دارد و می‌بایست پاسخگوی آن باشد و مسئولیت مستقیم حفاظت از آنها بر عهده دارد و از طرفی چون موجودیهای انبار بخش عمده‌ای از نقدینگی و دارائیهای جاری یک سازمان را تشکیل می‌دهد و وظیفه و مسئولیت واحد مالی در تامین نقدینگی یکی از وظایف اصلی فعالیت واحد مالی بشمار می‌رود. بنابراین برقراری رابطه و همکاری متقابل و انجام وظایف این دو واحد در قبال یکدیگر اجتناب ناپذیر و تضمین‌کننده گردش صحیح موجودیهای انبار و نقدینگی سازمان می‌باشد. امور مالی در هر سازمانی می‌بایست به استناد اسناد و مدارک انبار و فاکتورهای خرید و هم‌چنین قیمت تمام شده انواع محصولات تولیدی، قیمت‌گذاری مواد و کالا در انبار را انجام دهد و به اتکاء فرم‌ها و مدارک تکمیل شده از سوی انبار(بطور مثال،‌ رسید و حواله انبار) نسبت به ثبت و نگهداری مقادیر کلیه اقلام موجود در انبار اقدام کند.
انبار با صدور رسید انبار و ارائه لااقل یک نسخه از آن به واحد مالی موضوع تحویل گرفتن مقادیر مختلف انواع اجناس وارده به انبار را صحه می‌گذارد واحد مالی با ثبت قیمت‌های مختلف اجناس و کالای مزبور، ضمن کنترل و نگهداری آمار مقادیر مختلف کالا در انبار، از ارزش موجودیهای انبار مطلع می‌شود و مقادیر سرمایه‌گذاری در انبار را تحت کنترل درمی‌آورد. از طرفی با صدور حواله انبار از سوی انبار و ارسال لااقل یک نسخه از آن به واحد مالی، امور مالی را از میزان مقادیر مصرف با فروش هر یک از اقلام و مراکز هزینه آن آگاه می‌سازد. امور مالی با ثبت و تخصیص ارزش اجناس مصرفی و صادره در مراکز هزینه، کنترل‌های لازم و سهم تخصیص هر مرکز یا میزان فروش را تعیین می‌کند.
هم‌چنین برقراری ارتباط و انجام وظایف متقابل بین واحدهای مالی و انبار باعث می‌شود که پس از مقابله فیزیکی موجودیهای کالا در انبار با مقادیر ثبت و نگهداری شده در واحد مالی، از میزان احتمالی کسری یا اضافی موجودیها در انبار که می‌تواند ناشی از عدم ثبت و نگهداری صحیح مقادیر وارده یا صادره اقلام انبار، تحویل اشتباهی اجناس، هر نوع سرقت و سوء استفاده احتمالی و یا ضایعات عادی و غیرعادی در انبار باشد، مطلع گردد. همکاری واحد مالی با انبار می‌تواند نحوه طبقه‌بندی موجودیها، استقرار و چیدن و نگهداری اجناس و کالاها را تحت تأثیر قرار دهد و از هرگونه کم یا بی‌دقتی در روش طبقه‌بندی موجودیها در انبار، چیدن اشتباه اقلام در قفسه‌ها، کمدها، ظروف و نظایر آن و یا صدور برگه‌ها و فرم‌های مختلف جلوگیری کند و یا از بروز اختلافات ناشی از بی‌دقتی در ثبت مقادیر موجودیها در سیستم جلوگیری کند و یا از بروز اختلافات ناشی از بی‌دقتی در ثبت مقادیر موجودیها در سیستم کاردکس یا دفاتر حسابداری انبار(در غیاب سیستم رایانه‌ای) در واحد مالی بکاهد.
رابطه صحیح و منطقی انبار با واحد مالی و برقراری ارتباط روشمند و همکاری موثر بین این دو واحد باعث می‌گردد که به گزارش های مالی تهیه شده از سوی امور مالی اعتبار دهد و چون میزان سود و زیان هر سازمان تحت تاثیر مستقیم مقادیر و ارزش موجودیهای مواد و کالا در انبار می‌باشد. بنابراین صحت صورتهای مالی(ترازنامه و سود و زیان) از سوی واحد مالی منوط به صحت و اعتبار و دقت در ثبت نگهداری و ارزش‌گذاری موجودیهای کالا در انبار خواهد بود.
چنانچه انبار ارتباط همه جانبه و مستمر با واحدهای مالی برقرار نکند و همکاری‌های متقابل و لازم را در طی دوره مالی به عمل نیاورد. مطمئناً واحد مالی قادر به تخصیص منطقی هزینه‌ها به مراکز هزینه و محاسبه قیمت تمام شده محصولات تولیدی و بهای تمام شده کالای فروش رفته و یا مصرف خارج از استاندارد مقادیر مواد و اجناس مختلف انبار نبوده و قادر به استخراج گزارش‌های آماری و مقداری و انطباق آن با مدارک مثبته و مقایسه آنها با عملکرد واحدهای انبار، مالی و بازرگانی و تولید و در نتیجه تجزیه و تحلیل عملیات انجام شده و ارائه ترازنامه و سود و زیان عادلانه و منصفانه و قابل قبولی نخواهد بود.
6- واحد امور اداری
شاید این تصور وجود دارد که انبار جایگاهی است که اغلب کارکنان ناراضی و یا کم‌استعداد و یا افرادی که ناسازگاری با مدیران، روسا، سرپرستان، کارکنان سایر قسمت‌های یک سازمان دارند به آنجا فرستاده می‌شوند تا بطور موقت یا دائم بکار مشغول گردند و به نوعی انبار به عنوان تبعیدگاه این گونه کارکنان در سازمان قلمداد می‌شود. برای برطرف کردن این تصور غلط و عامیانه از انبار از یک سو، و خدمات‌رسانی و تأمین رفاه به کارکنان انبار از سوی دیگر، برقراری رابطه انبار با واحد اداری لازم و ضروری است. بطوری که این ارتباط بدون همکاری و هماهنگی هر دو واحد در قبال یکدیگر امکان‌پذیر نمی‌باشد. یکی از مسائل با اهمیت که در ارتقای سطح کیفی و کارآیی و اثر بخشی انبار بسیار مؤثر می‌باشد، ایجاد انگیزش و ارتقای سطح مهارت کارکنان انبار است که این موضوع بدون همکاری واحد اداری با واحد انبار عملی نخواهد شد. وجود کارکنان آموزش دیده و تربیت شده در انبار باعث پیشرفت امور و سرعت بخشیدن به سیستم خدمات‌رسانی و سرویس‌دهی در سازمان می‌شود. و سبب می‌‌گردد تا علاقه و ارتباط دوستانه‌ بین کارکنان انبار با سایر واحدهای دیگر بهبود یابد و امور پشتیبانی انبار تأمین حمایت و تضمین سرویس‌دهی و انجام تکالیف و وظایف خود در قبال سایر واحدها کاراتر گردد. لذا امور اداری با برنامه‌ریزی و همکاری مستمر خود می‌تواند از طریق آموزش، در بالا بردن روحیه و انگیزش کارکنان انبار بطور مستقیم تأثیر گذارد و خصوصاً به ارتقای سطح کیفی کارکنان انبار کمک‌های زیادی بکند.
انبار با توجه به وظایف و مسئولیت‌های متقابل خود در قبال واحد اداری می‌تواند با هماهنگی با امور اداری از طریق قسمت‌ انتظامات یا نگهبانی در نظام بخشیدن به تردد وسائط نقلیه‌ای که برای بارگیری، تخلیه و حمل و جابجایی بار به انبار مراجعه می‌کنند و یا به رفت و آمد کارکنان سازمان به انبار و یا ابواب جمعی که خارج از سازمان با انبار سرو کار دارند کمک‌های شایان توجهی کند و از این طریق روابط متقابل خود را گسترش و تداوم بخشد.
استفاده از وسایل ایمنی و حفاظتی و رعایت موارد بهداشتی توسط کارکنان انبار در زمان‌های مختلف فعالیت و اوقات کاری در انبار و اجرای دستورالعمل‌های حفاظتی و ایمنی واحد امور اداری در خصوص موجودیهای مواد و کالا در انبار به منظور جلوگیری از آتش‌سوزی، سرقت و نظایر آن، بخش دیگر از همکاری‌های متقابل واحد انبار با واحد اداری را در برمی‌گیرد.
همکاری واحد اداری در زمینه برنامه‌ریزی و سازماندهی انبار و تأمین نیروی انسانی موردنیاز انبار با توجه به وسعت و پراکندگی انبارها و حجم گردش مقادیر وارده و صادره کالا به انبار و تهیه اسناد و مدارک انبار و نظایر آن لزوم تعادل بخشیدن به نیروی انسانی مورد نیاز انبار را ضروری می‌سازد که در این زمینه واحد اداری نیز باید بطور موثر همکاری لازم را به عمل آورد. هم‌چنین بخش دیگری از روابط و وظایف متقابل انبار با واحد اداری را می‌توان در زمان‌های بارگیری و یا تخلیه محموله‌های وارده به انبار و یا صادره از انبار که با حضور نماینده امور اداری(اغلب نماینده انتظامات یا نگهبانی) صورت می‌گیرد، نام برد که با صدور رسید یا حواله انبار از سوی انباردار و تائید صحت مقادیر وارده یا صادره انواع مواد و کالا از انبار و امضاء و ممهور کردن بارنامه حمل و برگ مجوز خروج با مهر نگهبانی یا انتظامات و تائید سایر اوراق و مدارک حمل کالاها وارده و صادره این رابطه متقابل و تعاملی را محقق می‌سازد.
(1 لایک)
امتیاز: 8 0
برای نمایش آواتار خود در این وبلاگ در سایت Gravatar.com ثبت نام کنید. (راهنما)
نام :
پست الکترونیک :
وب/وبلاگ :
ایمیل شما بعد از ثبت نمایش داده نخواهد شد