دلایل نگهداری موجودیها و انبار کردن آنها

اصولاً نگهداری مقادیر بیش و یا کمتر از حد مورد نیاز مواد و کالا در انبار ممکن است هزینه و یا خساراتی را بر پیکره فعالیت و عملیات سازمان وارد آورد که گاهی اوقات جبران آن به انرژی و صرف زمان زیادی نیاز دارد و بار مالی سنگینی را برای سازمان به وجود می‌آورد. سیاست اداره کردن سیستم انبار و مدیریت مواد و کالا ایجاب می‌کند که مشخص گردد چه مواد و کالا باید در انبار وجود داشته باشد و در چه مواقعی باید سفارش خرید مقادیر معینی از کالا و اجناس مورد نیاز صادر شود. لذا نگهداری موجودیها در انبار در شرایطی که امکان دسترسی به موقع به مواد و کالای مورد نیاز در انبار و یا بازار وجود ندارد و از طرفی می‌بایست برای تامین نقدینگی، نوع و مقادیر اجناس،‌ مدت زمان تحویل، نحوه حمل و نقل، مقدار فضا و حجم مورد نیاز در انبار و نظایر آن برنامه‌ریزی کرد، ضرورت نگهداری موجودیها و انبار کردن آنها را اجتناب‌ناپذیر می‌نماید. ضمن این که می‌توان دلایل متعدد دیگری را برای انبار کردن منطقی موجودیها و نگهداری آنها در انبار بر شمرد که اهم آنها عبارتند از:

·       استفاده از تخفیف‌های کلی و یا افزایشی خرید انواع مواد و کالا

·       جلوگیری از هزینه‌های کمبود و فقدان موجودیها در انبار.

·       جلوگیری از توقف عملیات و زیان‌های ناشی از آن.

·       جلوگیری از زیان ناشی از روند افزایش قیمت مواد و کالا.

·       عدم اطمینان از تحویل به موقع مواد و کالا سفارش داده شده.

·   عدم امکانات مالی و سرمایه‌گذاری با حجم بسیار برای زمان‌های متفاوت در امر تهیه و خرید مواد و کالا.

·       جلوگیری از افزایش دفعات و مراحل خرید مواد و کالا و هزینه‌های سفارش آن.

·       هماهنگی با برنامه‌ریزی‌های تولید و فروش به منظور جلوگیری از ایجاد وقفه و یا اختلال در کار آنها.

·   افزایش انعطاف‌پذیری در برنامه‌ریزی تولید و فروش در مواقعی که بنا به دلایلی تغییراتی در برنامه‌های مزبور به وجود آید.