X
تبلیغات
سه‌شنبه 5 آذر‌ماه سال 1387 @ 09:42 ق.ظ

سیستم حسابداری

توجه به برخی از جهات حسابداری نظیر مدارک مستند معاملات، کد و سر فصل حسابها، دفتر روزنامه، دفاتر روزنامه اختصاصی ، دفتر کل و دفاتر معین اهمیت سیستم های مالی و حسابداری را در هر مؤسسه به طور بارز نمایان می سازد.

بنابراین سیستم حسابداری باید قادر باشد کلیه اطلاعات مورد نیاز مدیران را برای اداره امور مؤسسه و همچنین گزارش نتایج عملیات سازمان را برای افراد ذینفع، نظیر صاحبان مؤسسه و بستانکاران تأمین کرده و در اختیار آنان قرار دهد. یک سیستم صحیح از پیش طراحی شده باید بتواند به نکات زیر پاسخ گو باشد:

1-   نحوه و ترتیب ثبت و گزارش اطلاعات به طور کارآ و مؤثر.

2-   اندازه گیری وسنجش اشکال مختلف عملیات سازمان.

3-   جلوگیری از اشتباهات و تقلبات.

به طور کلی در طراحی هر سیستم، طبیعت فعالیت مؤسسه مورد نظر، حجم معاملات مختلف، تعداد کارمندان وظرفیت آن مؤسسه ، باید در نظر گرفته شود.

در مؤسسات کوچک، نظارت و کنترل کارمندان واداره امور آن توسط صاحب یا صاحبان مؤسسه که مدیریت آن را نیز بعهده دارند امکان پذیر می باشد. اما بتدریج که تعداد کارمندان وپیچیدگی فعالیت مؤسسه افزایش می یابد، تماس و نظارت بر کلیه عملیات آن برای مدیریت مشکل تر شده و از توان خارج می گردد.

با رشد تدریجی مؤسسه ، بصورت امر اجتناب ناپذیری در می آید. رویه ها و دستورالعمل های طراحی شده برای تحقق امر کنترل عملیات را اصطلاحاً کنترلهای داخلی می گویند.

اهداف مهم کنترلهای داخلی عبارتند از:

1-   حفاظت  داراییها

2-   ایجاد اطلاعات صحیح حسابداری

3-   کمک به کاراتر شدن عملیات

4-   تشویق پذیرش خط مشی ها و آیین نامه های مدیریتی.

در یک مفهوم وسیع تر کنترلهای داخلی در برگیرنده فعالیتهایی نظیر زمان سنجی ، کنترل کیفی و تجزیه و تحلیل آماری می باشد.

حدود وسعت اعمال کنترلهای داخلی، به اندازه مؤسسه و امکانات موجود جهت کنترل ، بستگی دارد. ولی در هر صورت اجرای حداقلی از کنترلهای داخلی در کلیه مؤسسات ضروری می باشد.

 مثلاً صدور فاکتور فروش، ضمیمه ساختن فاکتور خرید به سند حسابداری وسایر مدارک مستند برای اثبات صحت معاملات ، تقریباً از جمله کنترلهای مورد نیاز در کلیه مؤسسات می باشند.

1-1 نکات کلی و اصولی در طراحی سیستمها

الف: پرسنل واجد شرایط

در تمام سیستمهای حسابداری به افرادی نیاز است که توانایی انجام وظایف محوله و از پیش تأیین شده راداشته باشند، در این صورت نتیجه گیری از سیستم بستگی به درجه کیفین افرادی دارد که وظایف محوله را انجام می دهند.

بنابراین کلیه کارکنان باید واجد شرایط بوده و بخوبی آموزش دیده باشند و برای انجام وظایف محوله در سیستم سرپرستی گردند. در صورت امکان و در شرایط مقتضی بهتر آنست که کارمندان دفتری از شغلی به شغل دیگری به چرخش در آیند ، زیرا در برخی موارد چرخش کارمندان به کشف بی نظمی ها و سوء استفاده هایی منتج می گردد.

ب: تعیین مسؤولیتها

تعیین و تشریح مسؤلیت کارمندان جهت بالا بردن میزان کارآیی آنها امری ضروری بنظر می رسد. بنابراین هیچگاه نباید تشریح و تفویض مسؤولیتی مبهم بوده و یا در اجرای آن تداخلی پیش آید.

برای مثال اگر چند تن از کارکنان برای نقل و نگهداری حسابهای معین مشتریان تعیین گردیده اند باید تعداد معینی از حسابهای مشتریان را که به ترتیب حروف الفبا تفکیک شده اند به هر کارمند محول نمود تا بتئان مسؤولیت اشتباهاتی که احیاناً در حساب هر مشتری بوجود می آید به مسؤول آن نسبت داد.

ج: تفکیک مسؤولیت برای عملیات مربوط به هم

برای افزایش کارایی و به حد اقل رساندن احتمال اشتباه و تقلب، مسؤولیت یک رشته از عملیات مربوط به هم باید بین افراد مختلف تقسیم گردد. به عنوان مثال مسؤولیتهای سفارش کالا، ممیزی دریافت آن و پرداخت مبلغ به فروشنده نباید به عهده شخص واحدی تفویض گردد.

در غیر این صورت زمینه برای احمال کاری و سوء استفاده هایی نظیر انجام سفارش خرید بر اساس دوستی به جای در نظر گرفتن قیمت و کیفیت کالا، ممیزی سرسری کیفیت و کمیت کالا در هنگام تحویل گرفتن آن، استفاده از کالا برای مصارف شخصی ، بی توجهی در رسیدگی به صحت و سقم صورتحساب فروشنده و بالاخره پرداخت صورتحسابهای ساختگی و غیر واقعی برای کارمند وجود خواهد داشت.

اگر مسؤولیت خرید ، ممیزی کالا و پرداخت بهای آن بین سه نفر یا سه دایره تقسیم گردد احتمال بروز چنین اهمال کاریها و سوءاستفاده ها به حد اقل خواهد رسید.

د: تفکیک عملیات از حسابداری

مسؤولیت نگهداری سوابق و مدارک حسابداری باید از مسؤولیت عملیات و محافظت داراییها تفکیک گردد. در این صورت سوابق و مدارک حسابداری می تواند به صورت ابزار مستقلی برای رسیدگی عملیات مورد استفاده قرار گیرد.

بعنوان مثال مسؤول صندوق( دریافتها) نباید در ثبت دفاتر دخالت داشته باشد. تفکیک این دو عمل احتمال اشتباه و تقلب را کاهش می دهد. به عبارت دیگر هر چه افراد مسؤول در این امر بیشتر باشند احتمال اشتباه و تقلب کمتر است.

ه: بکارگیری شیوه های کنترل و حفاظت

به منظور حفاظت داراییهای مؤسسه و اطمینان از صحت عملیات حسابداری ، باید شیوه های کنترل و حفاظت اعمال گردند. برای این منظور انواع شیوه ها و روشهای کنترل ،نظیر استفاده از دفاتر معین برای اعمال کنترل بیشتر نسبت به حسابهای دفتر کل ، استفاده از حساب بانک و وسایل حفاظت نظیر صندوق نسوز برای وجوه نقد و اوراق بهادار باید به کار گرفته شود.

همچنین می توان دستگاههای صندوق را نام برد که به طور وسیع بخصوص در فروشگاهها مورد استفاده قرار می گیرند و به عنوان یکی از کنترل های داخلی نقش مؤثری در کاهش سوء استفاده دارا می باشند.

استقرار این دستگاهها در معرض دید مشتریان ، الزام فروشنده در ثبت فروش روی نوار صندوق ، دادن رسید صندوق به مشتری و بالاخره کنترل اجناس با نوار صندوق هنگام خروج مشتری از فروشگاه ، زمینه هر گونه سوء استفاده را از صندوقدار سلب می نماید. استفاده از بیمه دزدی و آتش سوزی و گرفتن تضمین کافی از صندوقدار شیوه های دیگری برای کنترل و حفاظت می باشند.

و: ممیزی مستقل

برای اطمینان از رعایت نکات و اصول کلی کنترلهای داخلی و مؤثر بودن این کنترلها ، سیستم باید بوسیله بازرسان( حسابرسان) داخلی که از نظر وظایف ، از کارمندان مسؤول عملیات ، مستقل میباشند، بررسی و ارزیابی گردد.

حسابرسان هر گونه نقاط ضعف کنترلهای داخلی را گزارش نموده و توصیه های لازم جهت بر طرف نمودن این نقاط ضعف را به مسؤولین مؤسسه ارائه می دهند.

 مثلاً ممکن است در رسیدگی به پرداختهای نقدی توسط حسابرس ، فاش گردد که با وجود نقدینگی کافی ، صورتحسابها بموقع پرداخت نگردیده و در اخذ تخفیفات نقدی از فروشندگان اهمال شده است.

1-2 اجزاء سیستم حسابداری

در یک مفهوم کلی می توان گفت سیستم حسابداری در بر گیرنده تمامی شبکه ارتباطات به کار گرفته شده بوسیله مؤسسه می باشد که برای تهیه نمودن نیاز های اطلاعاتی آن مؤسسه بوجود می آید.

به عبارت دیگر، فرم ها، سوابق، رویه ها، دستورالعمل ها و روشهای پردازش اطلاعات مورد استفاده ، اجزاء اصلی سیستم حسابداری هستند که در استخراج گزارشهای مختلف مورد نیاز مؤسسه سهیم می باشند.

فرمها مقدمتاً بعنوان سندی در ثبت معاملات بکار گرفته می شود. مانند فرمهای فاکتور فروش ، رسید انبار، سند روزنامه و چک. سوابق، نظیردفاتر روزنامه و کل ومعین، برای انباشته کردن اطلاعات به کار می روند.

رویه ها و دستورالعمل هایی که به منظور حفاظت داراییها و کنترل عملیات وهزینه ها، طراحی می شوند نیز مورد نظر می باشند. محصول نهایی سیستم حسابداری گزارشهایی است که مورد توجه افراد داخل و خارج مؤسسه قرار می گیرد و این همان گزارشهای مالی ( صورتهای مالی) مؤسسه می باشند.

علاوه بر این گزارشها ، تجزیه و تحلیلهایی که مورد نیاز مدیریت می باشد نیز بر مبنای اطلاعات حسابداری تهیه می گردد. بطور کلی می توان گفت گزارشهای مالی آخرین محصول سیستم حسابداری است.

بنابراین انتظار می رود شبکه ارتباطات بکار گرفته شده توسط مؤسسه طوری طراحی گردد که قادر باشد اطلاعات مفید را بر اساس برنامه زمانبندی شده در اختیار افراد ذینفع قرار دهد.

1-3 استقرار سیستم حسابداری و تجدید نظر در آن

یکی از شروط اولیه در طراحی و استقرار سیستم حسابداری در هر مؤسسه ، شناخت کامل از نحوه عملیات آن مؤسسه می باشد. پس از تأسیس هر مؤسسه عوامل ناشناخته ای وجود دارند که در جزئیات سیستم نظیر طراحی نوع فرمها و برگه های حسابداری ، تعداد و سرفصل حسابهای مورد نیاز ، رویه ها و دستورالعملهای مورد نیاز آن سیستم تاثیر می گذارد.

باید توجه داشت در مواردی همچون زمانی که رشته دیگری از عملیات که در ابتدا در نظر گرفته نشده و جدیداً به عملیات موجودافزوده می شود و یا مواردی نظیر افزایش حجم عملیات یا افزایش تعداد کارمندان ، بررسی و تجدید نظر در سیستم حسابداری به صورت امر اجتناب ناپذیر در می آید.

در اغلب شرکتهای بزرگ بررسی سیستم حسابداری و تغیرات احتمالی برخی از اجزاء آن به طور مستمرانجام می گیرد. مسأله تجدید نظر چه در کل سیستم و یا در قسمتی از آن، حداقل شامل سه مرحله است:

الف- تجزیه و تحلیل سیستم

ب- طراحی سیستم

ج- اجراءسیستم

ذیلاً به شرح مختصر هر کدام از مراحل فوق می پردازیم.

الف- تجزیه و تحلیل سیستم

هدف از تجزیه و تحلیل سیستم عبارت است از: تعیین اطلاعات مورد نیاز، منابع چنین اطلاعات و بالاخره پی بردن به نقایص رویه ها ودستورالعمل های اعمال شده برای پردازش اطلاعات در سیستم جاری مؤسسه می باشد.

معمولاً تجزیه و تحلیل با بررسی ساختار سازمانی و شرح وظایف کارمندان شروع وبا مطالعه فرمها، سوابق، دستورالعمل ها و روشهای پردازش اطلاعات وگزارشهای سیستم جاری ادامه می یابد.

خلاصه برداری و یادداشت کردن جزئیات سیستم مورد مطالعه نظیر روشها و دستورالعملها می تواند در برسی و کشف حقایق توسط تحلیل گر سیستم بسیار مفید واقع گردد.

 چنی اطلاعاتی معمولاً در مجموعه ای بنام دستورالعمل های سیستم در هر مؤسسه وجود دارد. تحلیل گر باید علاوه بر کسب اطلاعات مربوط به نواقص سیستم جاری، سعی کند از برنامه های مدیریت در رابطه با تغییرات احتمالی حجم عملیات( محصول، شعب و غیره) در آینده نیز مطلع گردد.

ب- طراحی سیستم

سیستمهای حسابداری در نتیجه تجزیه و تحلیل های مشروحه فوق تغییر می نمایند. طراحی سیستم جدید ممکن است تنها به تغییرات جزیی در سیستم جاری، نظیر تجدید نظر در فرمها ، رویه ها و روشهای پردازش اطلاعات خلاصه گردد و یا بطور کلی منجر به تجدید نظر در کل سیستم گردد.

در طراحی سیستم های حسابداری توجه به اصول کلی زیر ضروری می باشد:

1-   منافع حاصل از بکارگیری سیستم، تکافئی هزینه های آن را بنماید. به عبارت دیگر ارزش اطلاعات حاصله از بکارگیری سیستم ، حداقل معادل هزینه تهیه و دریافت این اطلاعات گردد( منافع حاصله بیشتر از مخارج مربوطه باشد).

2-   کفایت کنترلهای داخلی اعمال شده جهت حفاظت و کنترل دارایی ها مد نظر قرار گیرد.

3-  در طراحی سیستم ،انعطاف پذیری آن مدنظر باشد تا جوابگوی تغییرات و تعهیدات احتمالی آتی به علت افزایش در حجم اطلاعات ، تغییرات در روشهای عملیاتی وروشهای پردازش اطلاعات و غیره بوده و علل فوق موجب تغییرات کلی سیستم و بلااستفاده شدن آن نگردد.

ج- استقرار( اجراء) سیستم

آخرین مرحله درایجاد و یا تجدید نظر در یک سیستم حسابداری ، اجراء طرح جدید یاارائه پیشنهادات اصلاحی می باشد. فرم ها، سوابق، رویه ها، روشها و ابزار جدید ویا تجدید نظر شده باید استقرار یافته و آن دسته از ابزار فوق که دیگر کاربرد نداشته و زائد تشخیص داده می شود از سیستم حذف گردد.

به کلیه کارمندانی که در اجرای سیستم سهیم می باشند باید آموزش کافی داده شود و کار آنها همواره توسط سرپرست مورد ارزیابی قرار گیرد تا کارآئی رضایت بخش حاصل گردد

نظرات (4)
آسمان ||
جمعه 26 اردیبهشت‌ماه سال 1393 ساعت 12:56 ب.ظ
دست گلتون حسابی درد نکنه . کلی دنبال این مطلب گشتم . داشتم ناامید میشدم که یهویی پیدا کردم . دعا کنید برام .
امتیاز: 0 0
gharibeye ashnaa ||
شنبه 11 آذر‌ماه سال 1391 ساعت 11:19 ب.ظ
سلاااااااام،واى اینا جیه؟؟؟!!!!!!من ترم یک حسابدارى ام هیجى نمیدونم.......کمک!!!!
امتیاز: 0 0
ش مدرومی ||
شنبه 23 اردیبهشت‌ماه سال 1391 ساعت 02:49 ب.ظ
خیلی ممنون از اطلاعا ت مفیدتان .حرفهای به درد بخوری نوشته اید
امتیاز: 0 0
سلام ||
یکشنبه 4 مهر‌ماه سال 1389 ساعت 08:40 ب.ظ
خیلی دستت درد نکنه واقعا مطالبت مفید بود
امتیاز: 0 0
برای نمایش آواتار خود در این وبلاگ در سایت Gravatar.com ثبت نام کنید. (راهنما)
نام :
ایمیل :
وب/وبلاگ :
ایمیل شما بعد از ثبت نمایش داده نخواهد شد