تنخواه گردان

در اغلب واحد های تجاری برای پرداختهای جزئی و مستمر مانند ایاب و ذهاب و خرید برخی مواد ضروری و فوری، مقداری وجه مورد نیاز می باشد.

 پرداختهای مذکور از طریق چک غیر عملی می باشد ،زیرا دریافت وجه چک از بانک موجب تأخیر در انجام آن عمل ونیز هزینه ای را در خواهد داشت. از سوی دیگر، چون این پرداختها به طور مستمر صورت می گیرد وجمع آنها مبلغ قابل ملاحظه ای را تشکیل می دهد، اعمال کنترل بر آنها ضروری می باشد.

برای انجام این کنترل ، در بسیاری از مؤسسات مبالغ مشخصی در اختیار یک یا تعدادی از کارکنان قرار می دهند که این مبالغ« تنخواه گردان» نامیده می شوند. معمولاً در قبال مبلغ پرداخت شده به مسئوول تنخواه گردان ، از وی تضمین کافی اخذ می شود.

لازم به ذکر است که میزان تنخواه گردان یا مبلغی ثابت واز قبل تعیین شده ویا مبلغی متغیر با تعیین حد اکثر می باشد.

الف- تنخواه گردان با مبلغ ثابت

در این روش ، حداکثر مبلغ تنخواه گردان تعیین شده وطی چکی به مسؤولین تنخواه گردان پرداخت می گردد. به عنوان مثال فرض کنید شرکت بهار با پرداخت مبلغ 100000ریال به آقای الف تنخواه گردانی ایجاد نماید . در این موقع معادل مبلغ چک، حسابی به نام تنخواه گردان بدهکار و حساب بانک به همین مبلغ بستانکار می شود. ثبت فوق به شرح زیر است:

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار
1×13 14/1	حساب تنخواه گردان حساب بانک بابت پرداخت به آقای الف جهت تنخواه گردان		100000	100000

مسؤول تنخواه گردان از محل مبلغ دریافتی ، هزینه های انجام شده را پرداخت و مدارک مثبته را جهت تجدید مبلغ تنخواه گردان به دایره حسابداری ارائه می نماید .

دایره حسابداری پس از رسیدگی به مدارک و حصول اطمینان ، چکی معادل هزینه های انجام شده صادر وبه مسؤول تنخواه گردان تسلیم می نماید. ثبت لازم در این موقع ، بدهکار نمودن هزینه ها وبستانکار کردن حساب جاری بانک می باشد.

بدین ترتیب رقم موجودی تنخواه گردان بدون تغییر باقی می ماند مگر اینکه برای افزایش یا کاهش مبلغ تنخواه گردان اقدام گردد.

معمولاً مانده حساب تنخواه گردان در پایان دوره مالی یا هنگام تعویض متصدی تنخواه گردان به بانک یا صندوق واریز واسناد هزینه های انجام شده توسط تنخواه گردان به دایره حسابداری ارائه می گردد تا این هزینه ها به درستی دردوره مربوطه ثبت گردند.

هرگاه تصمیم به افزایش تنخواه گردان گرفته شود ، حساب تنخواه گردان یکبار دیگر معادل مبلغ دریافتی مسؤول تنخواه گردان، بدهکار و حساب بانک بستانکار می گردد.

 در هنگام کاهش مبلغ تنخواه گردان ، حساب بانک یا صندوق یا هزینه ها بدهکار و معادل آن ، حساب تنخواه گردان بستانکار می گردد.

فرض کنید مدیریت شرکت فوق تصمیم می گیرد که مبلغ تنخواه گردان آقای الف را از 100000ریال به 80000ریال کاهش دهد. در این هنگام ممکن است مسؤول تنخواه گردان هنگام ارائه مدارک هزینه های انجام شده ، معادل مبلغ هزینه ها وجه نقد دریافت نکند و مبلغ 20000ریال آن از حساب وی کسر گردد.

چنانچه هزینه های انجام شده توسط تنخواه گردان 60000 ریال باشد و مدیریت شرکت قصد کاهش مبلغ تنخواه گردان را داشته باشد ، هنگام ارائه اسناد هزینه ثبت زیر دردفاتر صورت می گیرد:

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار
1×13 30/1	حساب هزینه ها حساب بانک حساب تنخواه گردان بابت پرداخت هزینه ها و کاهش مبلغ تنخواه گردان آقای الف		60000	40000 20000

ثبت فوق بیانگر این مطلب است که 400000 ریال از هزینه های انجام شده توسط تنخواه گردان، از محل بانک و 20000 ریال دیگر از محل تنخواه گردان ( جهت کاهش سقف تنخواه گردان)، پرداخت گردیده است.

ب- تنخواه گردان متغیر

 نوع دیگر تنخواه گردان بدین طریق است که مبلغی به عنوان تنخواه گردان طی چکی به مسؤول تنخواه گردان پرداخت شده و هر بار که اسناد مربوط به هزینه  ارائه  می شود از حساب وی کسر می گردد.

مبلغ پرداختی به مسؤول تنخواه گردان بابت تجدید آن ، در هر بار معادل اسناد هزینه ارائه شده توسط وی می باشد. البته در این نوع از تنخواه گردان پرداخت وجه لزوماً همزمان با ثبت هزینه های انجام شده، نبوده، بلکه پرداخت وجه بادرخواست از طرف مسؤول تنخواه گردان ، صورت می گیرد.

به عنوان مثال فرض کنید در تاریخ 14 فروردین ماه مدیران شرکت کمند تصمیم گرفتند برای پرداخت هزینه های جزئی مستمر خود با پرداخت مبلغ 500000 ریال تنخواه گردانی ایجاد نمایند. آنها با صدور چکی در وجه آقای احمدی به عنوان مسؤول تنخواه گردان تصمیم خود را عملی نمودند. ثبت لازم در این مورد به شرح زیر می باشد:

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار
1×13 14/1	حساب تنخواه گردان-احمدی حساب بانک پرداخت به آقای احمدی بابت تنخواه گردان		500000	500000

آقای احمدی در تاریخ 18 فروردین اسناد ومدارک مثبته ای دال برانجان هزینه ملزومات به مبلغ 1400000 ریال و تعمیرات وسائط نقلیه به مبلغ 200000 ریال به دایره حسابداری ارائه نمود. پس از بررسی مدارک فوق و حصول اطمینان از صحت مدارک، ثبت زیر در دفاتر شرکت صورت پذیرفت:

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار
1×13 18/1	حساب هزینه ملزومات حساب هزینه تعمیروسائط نقلیه حساب تنخواه گردان بابت هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان		140000 200000	340000

حال چنانچه آقای احمدی وجه نقد در خواست نماید معادل مبلغ پرداخت شده به آقای احمدی حساب تنخواه گردان بدهکار و بانک بستانکار می گردد. فرض کنید آقای احمدی در تاریخ 21 فروردین ماه مبلغ 400000 ریال وجه نقد درخواست نماید. ثبت لازم در این تاریخ به شرح زیر خواهدبود:

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار
1×13 21/1	حساب تنخواه گردان- احمدی حساب بانک پرداخت به آقای احمدی بابت تنخواه		400000	400000

به این ترتیب حساب تنخواه گردان مرتباً بدهکار یا بستانکار می گردد. در این روش همیشه یک ثبت اضافی نسبت به روش اول وجود دارد. زیرا ارائه مدارک هزینه مستلزم یک ثبت و دریافت وجه توسط تنخواه گردان نیز مستلزم ثبت دیگری می باشد.

اما به هر حال در پایان دوره مالی یا هر تاریخ دیگر که تصمیم به بستن حساب تنخواه گرفته شود، ابتدا حساب هزینه ها بدهکار و تنخواه گردان بستانکار و معادل مانده حساب تنخواه گردان، ثبت دیگری با بدهکار نمودن حساب بانک یا صندوق و بستانکار نمودن حساب تنخواه گردان صورت می گیرد.

فرض کنیدمانده حساب تنخواه گردان در شرکت کمند در تاریخ در تاریخ 15 اسفند 1×13 معادل 440000 ریال باشد و آقای احمدی در تاریخ 25 اسفند اسناد هزینه مربوط به خرید نوشت افزار به مبلغ 50000 ریال و پرداخت بابت هزینه سوخت به مبلغ 150000 ریال به دایره حسابداری ارائه نمود و قرار شد حساب تنخواه در این تاریخ بسته شود. ثبت لازم به شرح زیر می باشد:

تاریخ	شرح	عطف	بدهکار	بستانکار
1×13 25/12	حساب هزینه ملزومات اداری حساب هزینه سوخت حساب بانک حساب تنخواه گردان- احمدی بابت ثبت هزینه ها و بستن حساب تنخواه گردان		50000 150000 240000	440000

همانطور که ملاحظه می شود مبلغ 240000 ریال که به حساب بانک مسترد گردید وجهی است که آقای احمدی پس از پرداخت هزینه ها دراختیار داشته و می بایست به شرکت برگرداند. البته ثبت فوق می توانست به صورت دو ثبت مجزا نوشته شود که دراینجا به صورت ثبت مرکب نوشته شده است.