صورت مغایرات بانکی

همانطور که در بالا توضیح داده شد ، عملیات حساب بانکی  در دفاتر دارنده حساب،  عکس وضعیت این حساب در دفاتر بانک می باشد. بدین معنی که اقلام مندرج در ستون بدهکار حساب بانک دردفاتر دارنده حساب باید عیناً با اقلام مندرج در ستون بستانکار این حساب در دفاتر بانک مطابقت نداشته باشد .

بدین ترتیب انتظار می رود که مانده دو حساب مذکور همواره برابر باشد. اما بنا به دلایلی ( به شرح زیر) ممکن است مانده این دو حساب در یک تاریخ معین با یکدیگر مطابقت نداشته باشند. این عدم تطابق می تواند به دلایل زیر باشد:

الف- تأخیر در ثبت یک یا چند مبادله توسط دارنده حساب یا بانک

ب- اشتباه در ثبت یک یا چند مبادله توسط هر یک از طرفین( بانک یا دارنده حساب).

علت به وجود آمدن موارد عدم مطابقت ، ناشی از این حقیقتاست که بانک و واحد تجاری ( دارنده حساب) ، دو شخصت حقوقی مستقل بوده و روشها و نحوه ثبت عملیات توسط هر یک از آنها ممکن است با دیگری متفاوت باشد.

 برای تعیین دلایل مغایرات بین حساب بانک در دفاتر دارنده حساب و حساب مذکور در دفاتربانک و اصلاح اشتباهات احتمالی هر یک از دو طرف ، لازم است مدارک دارنده حساب با صورتحساب بانک مطابقت داده شده و اختلافات فی ما بین مشخص گردد. پس از تطبیق و تعیین موارد اختلاف ، نتایج حاصله و نحوه عمل در مورد آنها ، در یک صورتحساب تحت عنوان « صورت مغایرات بانکی» تنظیم می گردد.

اختلاف فی ما بین را می توان به دو دسته تقسیم نمد:

1-   عملیاتی که در دفاتر واحد تجاری انجام گرفته ولی هنوز در دفاتر بانک ثبت نشده است. موارد زیر از جمله این عملیات هستند:

الف- چکهای معوق:1به چکهایی اطلاق می شود که دارنده حساب صادر کرده و به اشخاص ذی نفع تسلیم داشته و در دفاتر خود ثبت مربوط به آنها را انجام داده است ولی  دارندگان این چکها هنوز به بانک مراجعه نکرده اند ولذا در دفاتر بانک هیچ ثبتی از این بابت صورت نگرفته است.

بدیهی است که دارندگان این چکها بعداً به بانک مراجعه کرده و وجه چکهای خود را دریافت خواهند نمود. در آن تاریخ بانک ثبت مربوط به پرداخت چکهای فوق را انجام می دهد . لذا چنانچه قبل از مراجعه دارندگان چکها ی فوق ، حساب بانک در دفاتر واحد تجار یبا صورتحساب بانک مطابقت داده شود، در ستون بستانکار دفاتر مؤسسه مبلغی درج شده است که می بایست در ستون بدهکار صورتحساب بانک درج می شد اما به دلیل عدم مراجعه دارندگان این چکها ،هنوز این مبلغ درج نشده است.

ب- دریافت وجه چکها، بروات و سفته های دریافتی مؤسسه توسط بانک. هر واحد تجاری می تواند چکها، سفته ها و بروات دریافتی خود را از طریق سیستم بانکی وصول نماید . برخی از این واحد ها ممکن است به مجرد سپردن اینگونه اسناد جهت وصول ، با بدهکار نمودن حساب بانک ثبت حسابداری مربوطه را انجام دهند ولی بانک تا تاریخ وصول قطعی آنها، از واریز وجه به حساب جاری واحد تجار یخود داری می نماید و از طرف دیگر وصول این اسناد ممکن است چند روزی به طول انجامد.

لذا چنانچه در فاصله این چند روز ، صورتحساب بانک بادفاتر دارنده حساب مطابقت داده شود ، مبلغ مندرج در ستون بدهکار حساب بانک در دفاتر واحد تجاری بابت چک یاسفته یابرات سپرده شده نزد بانک، هنوز به بستانکار حساب واحد تجاری در دفاتر بانک منظور نگردیده است.

اختلاف مذکور پس از وصول وجه اسناد مربوطه خود بخود بر طرف می گردد. بانک به محض وصول وجه اسناد مذکور، طی اعلامیه ای موسوم به اعلامیه بستانکار، این رویداد را به واحد تجاری اطلاع می دهد.

ج- وجوه در راه( وجوه بین راهی):1 هنگامی که مبالغی به منظور واریز به حساب جاری بانک ارسال می گردد،  این مبلغ به محض ارسال در دفاتر واحد تجاری ثبت می شود ولی ممکن است این رویداد بلافاصله در دفاتر بانک به ثبت نرسد.

مثلاً وجوهی که عصر آخرین روز ماه به بانک تودیع می شود، در همان روز در دفاتر بانک به ثبت نرسد. مثلاً وجوهی که عصر آخرین روز ماه به بانک تودیع می شود، در همان روز در دفاتر شرکت ثبت می گردد در صورتی که در دفاتر بانک به تاریخ روز بعد (اولین روز ماه بعد) ثبت می شود. لذا چنانچه قبل از ثبت مبالغ مذکور در دفاتر بانک ، مانده حساب بانک در دفاتر واحد تجاری با صورتحساب بانک مطابقت گردد، اختلافی معادل مبالغ فوق بین صورتحساب بانک و مانده حساب بانک در دفاتر واحد تجاری پیش خواهد آمد.البته این اختلاف در ماه بعد خود بخود رفع خواهد شد.

د- چکهای لاوصول: 1گاهی اوقات مؤسسات ( واحد های تجاری) چکهای خود را نزد بانکی که دارای حساب جاری نزد آن بانک می باشند می سپارند تا وجه آن پس از وصول به حساب جاری آنها منظور گردد.

واحد تجاری هنگام تحویل چک به بانک ، معادل وجه چک، حساب بانک را در دفاتر خود بدهکار می نماید. چنانچه چک مذکور لاوصول( بی محل) تشخیص داده شود ، مراتب توسط بانک به دارنده حساب اطلاع داده می شود تا حساب بانک را دردفاتر خود معادل مبلغ چک بستانکار نماید.

در صورتی که حساب بانک در دفاتر واحد تجاری معادل مبلغ چک بستانکار نماید . در صورتی که حساب بانک در دفاتر واحد تجاری معادل مبلغ چکهای لاوصول اصلاح نشده باشد( اعلامیه بانک هنوز به واحد تجاری نرسیده باشد) ، معادل همین مبلغ بین صورت حساب بانک و مانده بانک در دفاتر واحد تجاری اختلاف وجود دارد. این اختلاف پس از مطلع شدن واحد تجاری باید در دفاتر اصلاح گردد.

ه- اشتباهات:1در جریان ثبت عملیات مربوط به حساب بانک در دفتر مؤسسه ممکن است اشتباهات گوناگونی رخ دهد. این اشتباهات می تواند در ثبت بدهکار و بستانکار حساب بانک ، اشتباه در جابجایی ثبت ارقام( مثلاً چک صادره به مبلغ 25000 ریال در دفاتر واحد تجاری به مبلغ 52000 ریال ثبت شده باشد) ونیز مبالغ مربوط به واریزها و برداشتهای یک حساب جاری که در دفاتر به حساب جاری دیگر منظور شده باشد. این اقلام  دردفاتر بانک به طور صحیح ثبت شده است ولی پس از یافتن اشتباهات در نتیجه  تطبیق مانده حساب بانک طبق دفاتر با مانده طبق صورتحساب بانکی لازم است در دفاتر واحد تجاری اصلاحات مورد نیاز صورت گیرد.

2- عملیاتی که در دفاتر بانک انجام شده و ثبت مربوطه نیز صورت گرفته ولی هنوز در دفاتر واحد تجاری انعکاس نیافته است. از جمله این عملیات می توان به موارد زیر اشاره کرد:

الف- برداشتهایی که بانک انجام می دهد: برداشتهای مختلفی ممکن است با اجازه صاحب حساب از طرف بانک در حساب جاری شرکت ص.رت گیرد . مثلاً برداشت بابت کارمزد که معمولاً بانکها در قبال خدمات خود از قبیل وصول چکها و سفته ها و بروات از حساب جاری مؤسسه انجام می دهند یا برداشت بابت اعتبارات اسنادی و برداشت بابت سفته های تنزیلی واخواست شده( ممکن است طبق قرار داد خاصی، چنانچه متعهد اصلی سندی که بانک آن را تنزیل نموده است، درتاریخ سررسید از پرداخت مبلغ سند خودداری نماید ، بانک مجاز باشد مبلغ اسمی سند را با اضافه کارمزددیر کرد و هزینه های واخواست از حساب جاری مؤسسه برداشت نماید ) در مورد کلیه برداشتهای فوق ممکن است « اعلامیه بدهکار» 1تا تاریخ ارسال صورتحساب بانکی به مؤسسه واصل نشده ولذا اثر این برداشتها در دفاتر منعکس نشده باشد. در این حالت مؤسسه باید پس از دریافت اعلامیه بدهکار، ثبتهای لازم را در دفاتر خود انجام دهد.

ب- وجوه دریافتی توسط بانک. 2 این وجوه به حساب مؤسسه دارنده حساب واریز شده ولی اعلامیه بستانکار آن هنوز به مؤسسه مذکور واصل نشده و در حسابهای وی ثبت نشده است.

برخی مؤسسات مطالبات خود را از طریق حسابهای جاری وصول می نمایند و با اعلام شماره حساب جاری خود ، از بدهکاران می خواهند که بدهی خود را به حساب جاری مؤسسه نزد بانک واریز نمایند.

بانک نیز به محض دریافت مبلغی از بدهکاران مؤسسه ، اعلامیه بستانکار برای صاحب حساب ارسال می دارد. اعلامیه بستانکار این واریزی ها ممکن است تا تاریخ ارسال صورتحساب بانک به مؤسسه واصل نگردیده و در دفاتر مؤسسه ثبت نشده باشد . لذا اختلافی معادل مبلغ دریافت شده توسط بانک بین دفاتر مؤسسه و حساب بانک در صورت حساب بانک موجود می باشد.

مؤسسه پس از دریافت اعلامیه بستانکار باید اصلاحات لازم جهت کاهش بدهکاران و افزایش حساب بانک را انجام دهد.

ج- اشتباهات. همانند دفاتر مؤسسه، بانک نیز در عملیات روزانه خود ممکن است اشتباهاتی از قبیل اشتباه در اعدادو ارقام، اشتباه در برداشت از حسابی و ثبت در حساب جاری دیگر و دیگر اشتباهاتی که به هرنحو موجب عدم تطابق مانده حساب بانک دردفاتر مؤسسه و مانده آن در دفاتر بانک می شود، مرتکب گردد.

چنانچه این اشتباهات تا تاریخ ارسال صورت حساب تصحیح نشده باشد ارقام مندرج در صورتحساب بانک با دفاتر مؤسسه اختلاف خواهند داشت. این گونه اشتباهات نیاز به اصلاح دردفاتر ندارند زیرا مؤسسه درست عمل نموده است.

تهیه صورت مغایرت بانکی

برای تهیه صورت مغایرت بانکی به ترتیب باید اقدامات زیر صورت گیرد:

1-  اقلام مندرج در ستون بستانکار صورتحساب بانک با اقلام مندرج در ستون بدهکار حساب بانک در دفتر مؤسسه و همچنین اقلام مندرج در ستون بدهکار صورتحساب بانک با اقلام مندرج در ستون بستانکار حساب بانک در دفاتر مؤسسه عیناً مطابقت گردد.

2-  اقلامی که هم در بدهکار صورت حساب بانک و هم در بستانکار بانک در دفاتر مؤسسه و همینطور اقلامی که هم در بستانکار صورتحساب بانک و هم در بدهکار حساب بانک در دفاتر وجود دارند با مداد تیک زده شوند و آن دسته از ارقام که در بدهکار یک صورتحساب وجود دارد ولی در بستانکار دیگری وجود ندارد ( موارد اختلاف) دور آنها با مداد خط کشیده شود . این اقلام را « اقلام باز» می نامند.

3-  چون  هر رقمی که در دفاتر هر یک از طرفین ثبت شده است،باید دارای یک مدرک اولیه باشد لذا جهت روشن شدن ماهیت اقلام باز به مدارک اولیه از جمله ثبتهای دفاتر روزنامه وشرح آنها  و ته چکها مراجعه می کنیم. بدین نحو دلایل بوجود آمدن این مغایرتها معین می گردد.

4-  پس از تعیین مغایرتها به شرح فوق گزارشی از این مغایرتها به شرحی که ذکر خواهد شد تهیه می گردد که به آن صورت مغایرات بانکی گویند.

5-  مرحله نهایی ، انجام ثبت عملیات اصلاحی است که باید در دفاتر صورت گیرد. البته باید توجه داشت که همه مغایرتهای موجود( اقلام باز) نیاز به عملیات اصلاحی ندارند ، زیرا در روند عادی عملیات ، دارندگان اینگونه چکها به بانک مراجعه نموده و وجه چکهای خود را دریافت می دارند.

اما چنانچه یکی از مغایرتها مربوط به هزینه کارمزد بانکی باشد ، ثبت اصلاحی لازم باید در دفاتر مؤسسه صورت گیرد. از سوی دیگر چنانچه یکی از طرفین در ثبت و انعکاس یک رویداد دچار اشتباه شده باشد، این رویداد در دفاتر طرف مقابل نیاز به اصلاح ندارد. به طور کلی تنها آن دسته از اقلام باز که هنوز در دفاتر ثبت نشده ویا به طور اشتباه ثبت شده باشند و اصلاح خود به خود آنها نیز متصور نباشد بایدپس از تهیه صورت مغایرات بانکی، با ثبت آرتیکلهای مورد نیاز اصلاح گردند.

روشهای( اشکال) تهیه صورت مغایرات بانکی

برای تهیه صورت مغایرات بانکی، از روشهای گوناگونی استفاده می شود که متعداولترین آنها دو روش زیر است:

الف- روش مبنا قرار دادن یکی از دفاتر و رسیدن به مانده دیگری با استفاده از اقلام باز.

ب- روش اصلاح در قالب مثال زیر توضیح داده می شود:

-